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『外資系企業に住む住人の視点からIT業界の出来事を伝えます。』

誰もが考えていながら書いてこなかった、パワーポイント・ワード・エクセルのすべてをカバーする資料作成テクニックが1冊の本になりました。2014年8月20日に発売され、丸善等の大手書店・amazon等のオンライン書店の週間ベストテンにランクインしています。
※購入頂きました皆様、ありがとうございます。
http://www.amazon.co.jp/o/ASIN/4820748998/

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類書では紙面やボリュームの都合から実現していなかった「外資系コンサルが実践する資料作成の基本」を、本書は280ページの大ボリュームでまとめました。資料作成のプロでもある外資系コンサルタントが日々実践している、無駄なく、完成度の高い資料を作成するための王道のスキル、テクニックが網羅的に70項目にまとめられています。私が新人・中堅コンサル向けに教えている「あたりまえ」だけどなかなか実践できない大切な基本スキルやテクニックをステップごとに図解を交えてわかりやすく説明します。


【吉澤準特の本:累計7万部以上】
外資系コンサルの仕事を片づける技術』はロングセラーで重版多数
フレームワーク使いこなしブック』はロングセラーで重版多数
兄弟本の『ビジネス思考法使いこなしブック』はロングセラーで重版多数

【吉澤準特の過去配布レポート】
「外資系コンサルの仕事を片づける技術」特別抜粋版のダウンロード
「最新会議運営の基本と実践がよ〜くわかる小冊子」のダウンロード
できる人の9つの法則
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2016年03月21日

会社に入って一番役立つスキルはいったいなにか?
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会社に入って一番役立つスキルはいったいなにか?

ロジカルシンキング、英語力、ファシリテーション。いろいろありそうですが、ほとんどの職種の人に共通して必要とされるスキルはそれほど多くありません。しかも、新入社員のうちから持っていた方が望ましいものという条件を付ければ、さらに絞り込まれます。

そうした厳選スキルの中で、私がもっともオススメするのは「資料作成」です。

上司・同僚・関係者へのホウレンソウ、会議における参加者との認識合わせなど、会社に入って覚える仕事では、直接話して相手に伝える方法と、資料を使って相手に伝える方法の両方を使います。

学生生活を通じて、相手に対して口頭でコミュニケーションする機会は無数にありますが、資料を使ってコミュニケーションすることは多くありません。しかも、ゼミや研究室の活動で作成するレポートなどは、ビジネスシーンにおける資料とは性質が異なるため、作り方も全然違います。

つまり、会社に入った直後、ビジネス用の資料作成スキルに秀でた人間はほとんどいません。そして、自分の周囲に資料作成スキルの高い人がいない限り、どうやって高品質なビジネス資料を作ればよいのか教わる機会はありません。

自分の周りにそういう機会が少ないなら、そういう機会に恵まれたところで何を教わることができるのか、調べてみればよいのです。私が今回執筆した「マンガでやさしくわかる資料作成の基本」という本は、まさしくそれを追体験できる仕組みにしています。

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資料作成というものを学生時代には全然やってこなかった主人公が、社会人1年目で徐々に覚えていく様を通じて、読者の方々にもその成長を実感できるようにしています。

あなたがどんな資料作成タイプなのかを診断できるシートもついています。オンライン上にも用意しているので、まずはそちらであなたのタイプを調べてみると面白いですよ。

『あなたのビジネス資料作成レベル診断』
http://www.canter.jp/it-ura/doc_skill_check/

posted by 吉澤準特 at 01:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2016年02月29日

2/27出版:マンガでやさしくわかる資料作成の基本
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┃ ★今までの外資系コンサルの資料作成本とは違う!★
┃ =================


┃ 外資系コンサルと名の付く資料作成本はいくつもありますが、
┃ 説明文が多く、最後まで読み通せないという人もいました

┃ そんな悩みを解消する本が登場しました!


┃ マンガを読みながら資料作成スキルをアップさせる、
┃ そんなことができるようになったんです


┃ 外資系コンサルが実践する「資料作成の基本」がここにあります

┃ 「マンガでやさしくわかる資料作成の基本」
┃ → http://www.amazon.co.jp/dp/4820749722/hempire-22

posted by 吉澤準特 at 01:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | リンク紹介

2016年02月17日

5x3を足し算で表すのに、「5+5+5」ではなく「3+3+3+3+3」が正解になる世界
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最近、小学校の算数で足し算や掛け算の数字の順番について、「なぜそうなるのか」との疑問やナンセンスさを嘆く様子を目にすることが多いですね。

たとえば、「5人の子供のグループに後から3人加わりました。合わせて何人になったか式であらわしましょう」という問題があれば、正解は「5+3=8」です。「3+5=8」と書いた場合、足す数と足される数が逆になるため、正解にはなりません。

「袋の中にクッキーが5枚入っています。その袋を3つ買いました。合計いくつのクッキーを買ったでしょうか?」

この問題であれば、「5x3=15」が正解であると今の小学校では教えます。そして、これを足し算に書き換えると、「5+5+5=15」になるとも教わります。

しかし、その答えが間違いとされる世界があることを知っていますか?

実はアメリカでは、「5x3=15」を「5+5+5=15」と書くと不正解になります。同国では「3+3+3+3+3=15」が正解です。なぜなら「5x3」は、英語表現で”Five groups of Three”という意味になり、”5つのグループからなる3つずつのかたまり”を表現することになるためです。

ですから、さきほどのクッキーの問題をアメリカの小学校で出題したなら、答えは「3つのグループからなる5つずつのかたまり」を意味する「3x5=15」を正解としなければなりません。

この教え方は「コモンコア(Common Core)」と呼ばれる共通学力基準のポリシーに従っています。アメリカでは全国共通の指導要領が2009年になって初めて整備され始めました。コモンコアがそれです。

コモンコアには賛否両論が吹き荒れており、特に数字の扱い方について「ナンセンス」だと声を荒げる人も多く見かけます。

米国のコモンセンスが正気の沙汰とは思えない

 

ともあれ、日本とアメリカで、掛ける数と掛けられる数の概念が逆になっているというのはとても面白いですが、両方の国で小学校の算数を習う子供がいたなら、混乱しちゃいますね。

あなたが習っている算数の考え方は、国によっては別の捉え方をしています。IT業界の中でも、特にプログラマーにとってはこのマメ知識が役に立つかもしれません。コードの中に出てくる式の項の順番が逆になっていても、「そうか、あいつはアメリカ人だったな」で解決する場面があるかも。いや、ないですかね。

posted by 吉澤準特 at 02:43 | Comment(0) | TrackBack(0) | 業界裏話

米国のコモンコアが正気の沙汰とは思えない
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いくらなんでもこれはひどいと思うのが日本人の算数の感覚。

http://www.barstoolsports.com/boston/i-just-learned-what-common-core-math-is-and-my-mind-is-in-a-labyrinth/

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アメリカ人だって同じ感覚の人は多いが、重要なのは、「この計算方法の方が確実に理解できる」と思う人も数多くいるということ。インド人が「日本人はなぜ3桁同士の掛け算を素早く計算できないのか?」と不思議がるのとは毛色が違い話だと思う。

全米で推進されている学力共通基準のコモンコア(Common Core)では、算数の教え方がひどいと大分話題になっている。

posted by 吉澤準特 at 02:36 | Comment(0) | TrackBack(0) | 徒然コメント

2016年02月14日

資料作成を勘違いしている人へ贈る、3つの基本
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あなたがビジネスパーソンであれ、学生であれ、誰かに見てもらうための資料を作るのであれば、ぜひ、これから書くことを意識してほしいのです。

というのも、ここのところ立て続けに「どうしてこうなった?」と頭を抱えてしまう資料に出会ってしまったからです。いずれの資料も、言いたいことはなんとなく分かりますし、こちらに求めていることもそれとなく分かりました。でも、それらの資料は私が分かっただけでは十分ではなくて、部長や役員などの意思決定ができる人にも納得してもらう必要があったのです。そして、そうした肝心の人たちには納得してもらえませんでした。

どうして自分の言っていることを受け入れてもらえないのでしょう。説明する直前までは、「この資料で説明すれば納得してもらえる」という可能性を考えていたわけですよね。

でもダメだった。原因はいくつかあるでしょう。

■原因A:
「運が悪かった」

まれにこういうことはあります。相手の機嫌が悪くて、何を言っても「No」と反応される。こういうときはどうしようもありません。また、相手の都合がよく変わり、全然説明する時間がなかったということもあります。対処方法はあるものの、資料そのものが悪かったわけではありません。

■原因B:
「もう決断された後だった」

相手が心づもりを決めてしまったのなら、どんなに分かりやすい資料を用意しても説得は困難です。これも資料自体が悪かったわけではありません。

■原因C:
「資料の情報が足りなかった」
「自分の考え方が浅かった」
「相手の理解力が足りていなかった」
その他もろもろ

上記2つ以外は、資料作成のやり方に問題があったからです。相手の理解力云々で愚痴を言いたくなる場面もあるでしょうが、それもあなたの作る資料の構成次第で改善が見込めます。少なくない人がこの原因を軽視したり、対策を見誤っていますが、勘違いをしてはいけません。大半はあなたの「準備不足」や「一方的な考え方」によって引き起こされているものです。根本的な資料作成の段取りを見直すべきです。


最初に触れた「どうしてこうなった?」と思ってしまう資料は、すべて原因Cによる失敗でした。でも、これら原因は、資料作成の一番最初にやるべきことを押さえておけば、多くを避けることができます。それをやっていないために資料の作り直しで無駄な時間を費やす人たちをここ最近多く見てきたので、改めて注意を促します。


【資料作成の基本1】
WHO: 誰のためにつくる資料なのかを決める

業務の効率性を高めるITシステムを導入する場合であれば、投資判断をする人は費用と効果の情報を知りたがりますが、実務を担当する人はその使い方と作業の軽減度合を知りたいと考えます。

最終的にその資料を誰に見せるのか、それが決まれば資料の立てつけも決まるのです。


【資料作成の基本2】
WHAT: 何のためにつくる資料なのかを決める

単なる情報共有なのか、相手に意思決定をしてほしいのか、その違いによって資料のつくり方は変わってきます。たとえば、情報共有を目的とした資料は、最初に報告要旨(サマリー)をつけること。その部分だけを読んでも概要を判断できる構成は、読み手の時間を節約するので喜ばれます。

逆の場合もあります。大まかな理解ではなく、細部も把握しておきたいと考える相手であれば、エクセルを使って明細表を用意してあると喜ばれます。

資料を使って相手に何をしてほしいのかを最初に決めておけば、資料フォーマットと内容構成も自然に決まるものです。


【資料作成の基本3】
WHY: 基本1と2の組み合わせが正しいことを確認する

資料を作るのであれば、ねらい(WHAT)に対して最も効果的に行動してくれる相手(WHO)に向けて作るべきです。

たとえば、営業システムの提案だから営業部長向けに提案書を作ったのに、情報システム部長の判断の方が優先されて不採用となったという失敗話は、設定した「ねらい」と「相手」がかみ合っておらず、資料のロジックに妥当性が欠けているために起きます。

資料作成を進めるうちに新しいキーパーソンの存在が判明した場合には、WHOにその人物を含め、資料内容に修正を加えなければなりません。

 

資料とは、何かを確認したり判断するための材料であり、誰かに活用してもらうために作るものです。

資料作りなんて時間をかける必要はない、業務や議論の中で役に立つ最低限のレベルで十分、そう考える人は多いでしょうし、私もそう思います。しかし、世の中にはその最低限のレベルにさえ達していない資料がとても多いのです。

資料作成で最初にやることは何であるかと尋ねたとき、多くの人は「内容を考えること」だと答える。間違ってはいないが、具体的にどうするのかさらに尋ねると、「パワーポイントを開いて目次を作り始める」、「エクセルを開いて表を作り始める」といった資料そのものを作る行為を述べる人が少なくない。

しかし、この考え方は完全に間違っています。

資料作成に取り掛かった段階で多くの人が経験する非常に残念なトラブルは、作成者の勝手な思い込みで、依頼した側が意図しない形で資料が作成されてしまうことです。
資料作成側の努力によってこうしたトラブルを避けるためには、作成依頼を受けた時点で、「相手に資料を見せる時にはどのような形になっていれば良いか」を確かめておく必要があります。

このエントリーで取り上げた3つの基本を守ってもらえるだけで、相手が歩み寄って理解してくれる資料に近付きます。

まったく複雑なことではありませんが、資料の方向性を決めるこの段取りを疎かにすると、資料の真の読み手との間のズレがどんどん開いていき、やり直しを要求される範囲がぐんぐん拡大していきます。それだけは避けましょう。

参考までに、私が実践している資料作成時のコツをリンク先に列挙しておきます。

『外資系コンサルの資料作成術を鵜呑みにしてはいけない』
http://it-ura.seesaa.net/article/403001958.html

私の周りにいる人だけではなく、これから社会人としてビジネスの現場に出てくる新入社員、就活に勤しんでいる学生の方々にもぜひ知っておいてほしいです。そして、少しでも無駄な資料作成の時間を減らして、労働時間を減らしてください。

posted by 吉澤準特 at 23:10 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2016年01月31日

IT業界の新人君に毎年アドバイスすること
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2016年が始まってから1か月が過ぎ、あと2ヶ月もすれば新入社員がみなさんの会社にも入ってくることでしょう。

学生生活を終えて初めて社会人となる人は数十万人を数えます。転職者であっても、前職がIT業界とは異なる人だってたくさんいます。そうした人たちにはIT業界の常識はまだ通じません。

多くのフレッシュマンがIT業界特有のカルチャーに戸惑い、悩むことでしょう。そんな彼らに向けた応援メッセージをTwitterで見つけてしまったので、いくつか紹介しておこうと思います。

ハッシュタグは「#IT業界の新人君に毎年アドバイスすること」というド直球なネーミングです。※タグ名が長すぎて言いたいことが入り切らないものも・・・
https://twitter.com/search?q=%23IT%E6%A5%AD%E7%95%8C%E3%81%AE%E6%96%B0%E4%BA%BA%E5%90%9B%E3%81%AB%E6%AF%8E%E5%B9%B4%E3%82%A2%E3%83%89%E3%83%90%E3%82%A4%E3%82%B9%E3%81%99%E3%82%8B%E3%81%93%E3%81%A8&src=tyah

『ググッて一番上にヒットしたからといって決して「ナントカ知恵袋」「教えてナントカ」は信じるな!!』
『先輩の助言は疑うべし。もちろんこの助言も』

→困ったことを調べて最初に出てくるのが知恵袋系のサイトってよくあります。多くの教えて系サイトは投稿データが共有されているので、同じ質問がいろんなところのサイトから引っかかるのが分かりづらいですね。そして、並んでいる回答も「オレはちょっとだけお前よりも知っている」くらいの人によるものが多く、その助言に従った結果、「生兵法は大怪我の基」という格言を思い知る経験を存分に味わえると思います。今なら「Teratail」が絶賛好評中ですが、ITに特化している分、まだ回答の質は高め。

ちなみに、会社の先輩の助言であっても、あなたよりたかだか1年しか経験を積んでいない人程度なら、知識に漏れがたくさんあるから、鵜呑みにはしない方がいいですよ。

『とりあえず英語の読解はできるようになっとけ…』
『TOEICスコアも割とどうでもいい』

→文献は基本的に英語で書かれているものがオリジナルですし、英語ベースのQAやFAQが多いので、高校卒業レベルの英語読解力と単語力が必要です。でも、テクニカルサポートの人とメールでやりとりするくらいなら、中学英語とIT用語だけで十分。だって、電話の先はフィリピンかインド。ブロークンイングリッシュでも全然平気です。

『月に休み1日しかとれないとこはとっとと辞めていいよ』
→初めて入った会社がこういう組織だと、それが世の中の常識なんだと思ってしまう人もいます。まさに生まれた直後のヒヨコ。しかし、ひよっこであっても、月1の休みしか取れないことが異常であることは感じ取ってもらいたい。

ちなみに、週休2日を謳っているIT企業の中には、年末年始やお盆も同じ条件(土日以外は出社)だとしているところもありますし、年末年始は必ず出社というインフラ系プロジェクトもあります。これ、マメな。

『要望に対して「できないこと・難しいこと・時間のかかること」は早めに言おう』
『どれくらいで出来るか聞かれたら、予想より1.5倍ぐらい多めに言っておけ』
『残業、休出前提で仕事しないこと。定時で帰ること』
『CCにも「無関係ではない誰か」を入れて証拠保全は万全にしておけ!』
→なんでも安請け合いされて、納期直前で「間に合いません」が一番最悪なパターンですね。システムは個々の機能が組み合わさって成り立っていますから、一部機能が間に合わないだけで影響甚大。予定通りに進まないことが分かった時点で先輩や上司に相談してください。そもそも、残業前提で予定は組まない方が身のためです。ときどき新人の工数をベテラン級でカウントするあくどいプロジェクトがありますが、そのときはみんなでデスマーチを満喫しましょう。

それから、報告・連絡・相談する時には証拠を残すために、メールのCCに誰かを必ず入れておきましょう。さもないと、相談自体をもみ消されることがあります。

『何で教えられて無えのに勝手に作業するんだよ!!』
『常駐先で起こしたミスで、翌日に常駐先から全員消えて自社滅亡へのカウントダウンが始まる可能性がある』

→良かれと思ってやったことが、実は大間違いだったということがITの世界ではよくあります。それがセキュリティホールやバグの温床となってしまったら、取り返しがつきません。公共系や金融系のシステム開発では、これが発覚したら社会的ペナルティを課されることもあります。

でも、それ以外の業界だと、「そんなことも聞かないとわかんないの?」と言ってくる人もいるんですよね。特にWeb業界ね。

『客先で起きた不具合はだいたい開発環境では再現しない』
→クライアントの環境が特異過ぎて、自社の開発環境では再現できないことがよくあります。なにせ、クライアント内のネットワークであっても、開発環境と本番環境で構成が異なるケースは当たり前なのですから、そりゃ仕方ないです。頑張ってログから再現条件を見つけるしかありません。

バグが再現するまで調査を繰り返し要求してくる几帳面なクライアントもいますが、どうしても再現しない&それでも納得してくれない場合には、適当に理由をでっちあげてしまう人もいます。まあ1年以上も継続調査してるのに再現しないんだから、そうしたくなる気持ちも分かりますけどね。

『トイレは寝てるかスマホ見てるやつがいて空いてない事が多い。これやってからトイレ行こうじゃなくて、早めに行け』
『お昼休みは昼寝の時間なので起こさないでください』

→システム開発の現場に行くと、トイレの個室が埋まっている率に驚くと思います。みんなそれだけ余裕のない生活をしているんですよね。えっ、単に夜更かしで録画した海外ドラマや深夜アニメを見ているから寝不足になっているだけですか?それともネトゲ?そんなに眠いなら昼寝をすればいいのに…ということで、健全なベンダーでは昼休みに寝ています。

『青い銀行の案件には関わるな』
→これが何のことを指しているのか分かるくらいなったら、あなたもIT業界の一員ですよ。

大学卒業を控えた若きIT業界人の皆さん、先人の教えを是非参考にし、彼らの屍を越えて新しい歴史を築き上げてください。

posted by 吉澤準特 at 23:42 | Comment(0) | TrackBack(0) | 業界裏話





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