ビジネスに応用できる1日を無駄にしない9つのライフハック

いつの間にか1日が終わってしまう人、いますよね。

やらなければいけないと思っていても、なぜかいつまでも終わらない仕事。気がつけば期限ギリギリになってしまい、残業の連続でなんとか凌いでいる、そんな経験をしたことのある人は多いと思います。

私も調子の悪い日はそんな感じで1日が終わってしまいます。いろいろやりたいことはあるのに、どうにも頭がひらめかず、たった数行の文章を書くのに数時間掛かったこともありました。

そんな私が「ほほぅ」と思わず感心したのが、時間整理術ライフハック本、「1日が見えてラクになる！時間整理術！」（池田暁子著）です。

http://www.amazon.co.jp/dp/4840135037

 

この本に挙げられているちょっとした簡単にできる時間整理のコツ、これはビジネスパーソンにも応用できそうだと感じるところがあり、ちょっと手を入れてまとめてみました。

#1  調べ物はPC画面の脇へポストイットを貼りつけ
（元ネタ）調べ物や見たいTVは書いて貼っておく
（元ネタ）忘れそうな用事は絶対見るところへメモ

なにか思いついたらすぐにポストイットに書きこんで、イヤでも目に付くPCディスプレイ脇に貼り付けましょう。やることがたくさんある人は、多分ディスプレイはライオンのようにポストイットのたてがみで溢れることでしょう。

#2  思いついたアイデアはすべて手帳に記録する
（元ネタ）買い物メモはすべて財布の中へ

買わなきゃいけものはメモにして財布に入れておくと、いざ買い物という時に忘れずに買うことができます。同じように、普段手帳やノートを持ち歩くようにし、そこに予定やネタやありとあらゆるモノを書きこむと忘れることはなくなります。PCやケータイ・スマートフォンで情報共有できるよう、GMAILの下書きにコピペするのもいいですね。

#3  受信トレイには用事の済んでいないメールだけを残す
（元ネタ）同じ

受信トレイやInboxにたくさんのメールを溜め込むと、あとで目的のメールをさがすのに大変な時間がかかりますし、読み込みに時間もかかります。対応し終わったメールは、別途フォルダ（目的別）を作成してそこに移動させましょう。過去メールが膨大過ぎる人は、「XX年XX月以前」というざっくりな形でまとめるので十分。

#4  受領資料は頂いた紙のまま管理
（元ネタ）住所録は頂いた紙のまま管理

やっぱり仕事に紙の資料は付きもの。ペーパーレス環境の職場なんてまだ少ないです。だから、情報のやりとりも紙でしかできないこともあります。でも紙はアナログだから、あとで検索するときにいちいち探さなければなりません。だったら、最初から受領簿をつくって、もらった時期・人・保管場所をExcelにでもまとめておきましょう。

#5  不定期の予定や単発イベントはすぐにスケジューラーへ登録
（元ネタ）わかりにくい不燃ゴミの日をカレンダーに書く
（元ネタ）PCメールで来たお知らせはその場で手元に

定例で開催されないミーティングやイベントは全部スケジューラに登録しましょう。OutlookでもGoogleカレンダーでもいいです、分かっている限りのイベント情報を予め登録することでドタキャンの事態を回避できますし、計画的に準備することもできます。

#6  忘れそうなタスクにはトリガーをセットしておく
（元ネタ）忘れそうな支払いには合図を決めておく

会議の資料を作るときには必ずアジェンダも一緒につくってメールでアナウンスする、といった一連のタスクを一括りで実行するようにすれば、作業のし忘れを防ぐことができます。

#7  並行して実行するタスクには必ず期限の設定を
（元ネタ）お風呂には専用のタイマーを

いくつものタスクを並行して取り組んでいると、つい一つ一つのタスクの期限管理が疎かになります。どんな作業にも必ず期限をセットし、遅延状況を監視できるようにしましょう。

#8  出勤前に確認することはドアに大きく貼り出し
（元ネタ）出掛けに確認することはドアに大きく
（元ネタ）出掛けに済ませる用事は手に持ったまま

ベッドの横・洗面所・リビング・自宅のドア、そこでもいいですが、毎日必ず目に入って来る光景にメモを貼り出すことで、忘れてはならないタスクを意識することができます。

#9 締切りの迫ったタスクは思いついたその時に段取りセット
（元ネタ）持って出る物は思いついたその時にスタンバイ

思い立ったが吉日。アタマがちょっとでもやる気モードになっているなら、どんどん締切り目前のタスクについて準備作業を進めていきましょう。そうやってアタマが程良くクールダウンした後は、難易度の高いタスクも取り組みやすいです。

以上、ちょっとアレンジを加えたビジネスパーソン向け時間整理術でした。