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『外資系企業に住む住人の視点からIT業界の出来事を伝えます。』

資料作成本の最後の秘境『ワード』を対象とした外資系コンサルの資料作成テクニックが1冊の本になりました。2017年3月29日に発売されています。
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累計数十万部を数える「外資系〜シリーズ」には「スライド作成術」と「Excel作成術」がありますが、ワード向けの本はありませんでした。パワーポイントとエクセルは一生懸命練習するのに、ワードの作成法を学ぶ人はほとんどいません。見よう見まねの作成が繰り返され、ワード文書はどんどん読みづらい存在になっています。その結果、「ワード文書は扱いにくい」と考えられるようになりました。この本は、最後の秘境、ワード向けの「文書作成術」です。優れたWord文書を効率よく作成する方法を知り、適材適所でビジネス文書を作り分ける術を自分のものにしましょう。


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2013年02月15日

仁義を切る
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「仁義を切る」

なんと古風な表現でしょう。こんな言葉、ヤクザ映画くらいでしか聞かないと思いきや、職場によっては日常的な表現として使われています。

調べ物をするとき、その内容を知っている人に直接聞く、という行為はごく当たり前のことです。ですが、自分が担当する部署と異なる人間に話を聞くとき、特定の人に一言伝えていなかったばかりに、あとから、 「俺は聞いていないぞ!」と文句を言われた経験はありませんか?

このときの一言伝えることを「仁義を切る」と表現します。

一言くらいなら別にいいでしょ、と思う無かれ。仁義を甘く見てはいけません。例えば、クライアントから今使っている営業支援システムの刷新を持ちかけられたとしましょう。担当者に現状を確認する必要がありますが、このとき、一体どれだけの人に声を掛ける必要があるでしょうか。

まず、今のシステムの担当者に話を聞かなければなりませんが、その前にその部署の責任者に「ヒアリングするよ」とお知らせしなければなりません。(2人)

さらにそれ以前に、クライアントのプロジェクト責任者と窓口担当の人にも「ヒアリングするつもりです」と一報入れることを忘れないようにしましょう。(さらに2人)

そうそう、質問回数をできるだけ抑えるために、プロジェクトの各チームリーダーに、「他にも聞くことあったっけ?」と確認しないといけませんね。(中規模PJTで5人くらい)

あっ、担当領域は違うけど、あの部長は営業部に顔が利くから事前に耳に入れておかないとダメでした。それにシステムが絡んでくるから、情報システム部出身の課長にもコンタクトしておかないと。(2人追加)

ということで、システムの現状確認を行うために、最終的には10人以上に事前にお知らせしなければいけないことになりました。これら人物の一人でも連絡が行き届いていないと、文句を言われるのです。

仁義も必要/不必要があると思っていますが、形骸化した、もしくは縄張り意識からくる仁義は要りませんし、やってられませんが、企業体質を変えろといっても簡単に変わるものではありませんし、企業体質の改善が目的ではありませんから、こんなクライアントが相手なら、郷に入って我慢するしかないですね。

このようなシチュエーションを乗り切るには、人間関係を図示化したものを作って、意思決定のクリティカルパスを確認してます。関係者の相関図をもうちょっと整理し、キーマンのテリトリーと力関係を明らかにした単純なものですが、何かを決めたいときに誰に話をすればいいのかが整理できて便利です。

posted by 吉澤準特 at 01:41 | Comment(0) | TrackBack(0) | 業界裏話

2013年02月03日

メールに始まり、メールに終わる。現代人が知っておくべきメールの非常識
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「メールに始まり、メールに終わる」

IT業界の格言です。出社して最初にやることがPCのメールチェックという人は非常に多いですよね。家路につく前にメールチェックをしてから、という人も同じくらいいるはずです。もちろん、日中だってメールチェックは何度もするでしょう。

たくさんの人から貰うメールを眺めていると、人によって書き方が違うので、なかなか面白いものです。

【宛名編】
・相手の敬称が「様」
・相手の敬称が「殿」
・さらに、課長/部長といった役職名にも「殿」がつく
・名前が必ず通称名になっている
例)
株式会社IT電機 山田部長 殿
サトケン課長 殿

冗談だろうって?いえいえ、これは本当なんですよ。何故か略称でなければいけない人がいるんです。これは会社の慣例なんでしょうね。

ある地方公共団体は、以前までは「殿」という敬称を用いていたのですが、昨今の公務員への批判を鑑みて、さらに敬意を払った呼び方である「様」に変更しました。

でも、本当は「様」より「殿」の方が敬意が上なんですよ。格式ばった言い方に聞こえるから「殿」をやめたのだと思いますが、それによって相手への敬意が下がってしまったというのは、何とも笑える話です。

【本文編】
・何はともあれ「お世話になります」が第1文。
・チョンボをした時には「いつも大変にお世話になっております」にバージョンアップ。
・メールなのに時節柄の文章を入れてくる。
・要件のみが書かれている。
・改行がほとんど無い。
・文末が「以上」で終わっている。
・文末が「宜しくお願いします」で終わっている。
・文末が「何卒宜しくお願い申し上げます」で終わっている。

「お世話になります」で始まるメールは多いですよね。私もよく使っています。何かお願い事をするときは、「お忙しいところを失礼します」などのようにへりくだっておくと好印象かもしれません。

電子メールは前略の形が基本ですから、時節柄のご挨拶を含める必要はないはずなのですが、会社によっては、営業の挨拶には必ず入れているところが結構ありますね。読む方にしてみれば必要なし。

英語のメールを書くときには、メールには本当に聞きたいことしか書きませんね。むしろ、余計なことを書く方が相手に失礼であったりします。

例)
「以前AさんがXXXについてご存知であったと伺いまして、大変恐縮ですがメールさせて頂きました。もし宜しければ、XXXについて教えて頂くことは可能でしょうか。何卒宜しくお願い申し上げます。」
→   Could you tell me what you know about XXX ? Thank you.

わずか1行終わりです。

【署名編】
・自分の名前だけ
・会社名までは入っている
・会社の住所まで書かれている
・自分の連絡先まで書かれている
・でも連絡先は代表電話だけ
・気合の入った装飾
・個人のホームページアドレスが入っている

今までの箇所は会社ごとに分かれていることが多いのですが、署名だけは人によって千差万別です。業務メールなのに、なぜこんな冗長な装飾なのかと首をかしげる人もいるのが面白いですね。

人によっては、個人ホームページのURLを記載している人もいます。これは自分のことをもっと知ってほしいということなんでしょうか?

人の振り見て我が振り直せ。改めてメールの書き方におかしな点はないか、確認したいところです。

posted by 吉澤準特 at 22:22 | Comment(0) | TrackBack(0) | 業界裏話





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