メールに始まり、メールに終わる。現代人が知っておくべきメールの非常識

「メールに始まり、メールに終わる」

ＩＴ業界の格言です。出社して最初にやることがＰＣのメールチェックという人は非常に多いですよね。家路につく前にメールチェックをしてから、という人も同じくらいいるはずです。もちろん、日中だってメールチェックは何度もするでしょう。

たくさんの人から貰うメールを眺めていると、人によって書き方が違うので、なかなか面白いものです。

【宛名編】
・相手の敬称が「様」
・相手の敬称が「殿」
・さらに、課長／部長といった役職名にも「殿」がつく
・名前が必ず通称名になっている
例）
株式会社ＩＴ電機 山田部長 殿
サトケン課長 殿

冗談だろうって？いえいえ、これは本当なんですよ。何故か略称でなければいけない人がいるんです。これは会社の慣例なんでしょうね。

ある地方公共団体は、以前までは「殿」という敬称を用いていたのですが、昨今の公務員への批判を鑑みて、さらに敬意を払った呼び方である「様」に変更しました。

でも、本当は「様」より「殿」の方が敬意が上なんですよ。格式ばった言い方に聞こえるから「殿」をやめたのだと思いますが、それによって相手への敬意が下がってしまったというのは、何とも笑える話です。

【本文編】
・何はともあれ「お世話になります」が第１文。
・チョンボをした時には「いつも大変にお世話になっております」にバージョンアップ。
・メールなのに時節柄の文章を入れてくる。
・要件のみが書かれている。
・改行がほとんど無い。
・文末が「以上」で終わっている。
・文末が「宜しくお願いします」で終わっている。
・文末が「何卒宜しくお願い申し上げます」で終わっている。

「お世話になります」で始まるメールは多いですよね。私もよく使っています。何かお願い事をするときは、「お忙しいところを失礼します」などのようにへりくだっておくと好印象かもしれません。

電子メールは前略の形が基本ですから、時節柄のご挨拶を含める必要はないはずなのですが、会社によっては、営業の挨拶には必ず入れているところが結構ありますね。読む方にしてみれば必要なし。

英語のメールを書くときには、メールには本当に聞きたいことしか書きませんね。むしろ、余計なことを書く方が相手に失礼であったりします。

例）
「以前ＡさんがＸＸＸについてご存知であったと伺いまして、大変恐縮ですがメールさせて頂きました。もし宜しければ、ＸＸＸについて教えて頂くことは可能でしょうか。何卒宜しくお願い申し上げます。」
→   Could you tell me what you know about XXX ? Thank you.

わずか１行終わりです。

【署名編】
・自分の名前だけ
・会社名までは入っている
・会社の住所まで書かれている
・自分の連絡先まで書かれている
・でも連絡先は代表電話だけ
・気合の入った装飾
・個人のホームページアドレスが入っている

今までの箇所は会社ごとに分かれていることが多いのですが、署名だけは人によって千差万別です。業務メールなのに、なぜこんな冗長な装飾なのかと首をかしげる人もいるのが面白いですね。

人によっては、個人ホームページのＵＲＬを記載している人もいます。これは自分のことをもっと知ってほしいということなんでしょうか？

人の振り見て我が振り直せ。改めてメールの書き方におかしな点はないか、確認したいところです。