文章をわかりやすくする【18個】のルール

あなたにそのつもりがなくても、相手の誤解や認識不足を招いてしまいかねない言葉は用いません。難しい表現、あいまいで抽象的な表現はできるだけ避けます。文法が正しくとも、言葉と言葉のつながりがわかりにくくなるほど長い文章は、適度なボリュームに切り分けることも必要です。相手の理解を短時間で得るには、文書の全体像を端的に伝えることが大切です。

このエントリーでは「文章の書き方」として、18個の「文章をわかりやすくするルール」を解説します。１つのファイルにまとめたものはSlideshare上で公開しています。

https://www.slideshare.net/juntoku_yoshizawa/ss-79083172

 

1.環境依存文字を使わない

ＰＣ上では気づきにくいのですが、インターネットに目を向けてみると、あなたがPCに入力できる文字の一部は「使ってはいけない文字」として扱われています。そうした文字が使われていると、他の人はあなたの作成した文書が文字化けしているように見えてしまいます。

2.全角と半角の 表記ゆれがない

基本的にすべて全角文字で表します。日本語は漢字もひらがなも全角文字しか存在しないのですから、すべて全角文字に統一した方が見栄えよく、読みやすくなります。ただし、数字（０〜９）は半角文字で表現してください。

3.送りがなにルールを設ける

送りがなは７つの通則と、【1】本則ルール／【2】例外ルール／【3】許容ルールに区分され、基本的には【1】と【2】を使います。【3】許容ルールは、どうしてもスペース内で収めたい場合にのみ使います。

4.カタカナ語句の音引きを省かない

一般的には内閣告示に従い、音引きは省略しませんが、工業系・通信ＩＴ系分野ではＪＩＳ規格に従い、特定条件でカタカナ語句の音引きを省略します。可読性、検索性を高めるため、一般的な日本語文章では「カタカナ語句の音引きは省かない」ことをルールとします。

5.カッコを使い分ける

学校教育では会話を表す記号として学びますが、実際には引用を表したり、文中で強調したい範囲をくくるのに用いることも多いです。

6.区分記号を使い分ける

要素の関係性を示す記号は複数あるため、用いるルールを決めなければ、統一性のない文書になってしまいます。特に、列挙記号は多数あるため、使う種類をできるだけ絞り込みます。

7.強調記号を使い分ける

文章中で他の語句よりも目立たせたい要素があるなら、強調記号を用いて読み手の注意を促します。

8.一般的な表現を使う

カタカナ語句の多用は、あなたの表現力の弱さを読み手に感じさせ、文章の質を損ないます。外資系企業でも、対外的に提出する文書では乱用しません。「〜性」「〜的」「〜化」の熟語を避け、形式名詞／副詞／接続詞／補助用言／複合動詞を漢字にひらくことも有効です。

9.明確な表現を使う

誰かに聞いた話（伝聞）、あなたが想像した話（推量）は事実とは言えません。ビジネス文書では、事実ではない情報を極力排除します。あなたの意見が求められる場合は推測にもとづく内容も伝えます。

10.文体を統一する

何かを相手に依頼したり、自分側の落ち度を謝るときには、本文を敬体にします。敬体は柔和な印象を漂わせ、指示や依頼が持つプレッシャーを和らげる効果があります。社外向け文書についても同様で、敬体を用います。本文以外の文面、具体的には図表内の文言や見出しは常体で統一します。

11.トートロジーを削る

トートロジー（Tautology）とは、文章の知的レベルを損ない、文書の内容自体に疑いを持たせかねない、誤った重複表現です。見つけたらすぐに書き改めます。

12.「〜を行う」を多用しない

１つの文で許容する「行う」は２語までとし、それを超えるものは動詞１語で書き表すことにします。さらに、「可能だ」→「できる」と書き改め、「必要だ」→「すべきだ」と改め、文を読みやすくします。

13.受け身を多用しない

受け身表現で文章を書くと、主語にすべき言葉がぼかされ、主体者不在のような印象を読み手に与えます。受け身が多く使われている文書を読むと、「他人事のように書いている」と思わせてしまうリスクがあります。自分が代表して意見を述べる場面では、受け身を用いず、主体性を示します。

14.長くない一文で表す

文章が長ければ、内容を理解するのに時間が掛かります。ビジネスの現場では短時間で効率的に内容を理解することが求められます。100字を超える文章は、接続詞や助詞の位置で短く分けましょう。

15.接続詞と指示語を多用しない

長文を避けて短文を多用しても、接続詞と指示語が増えると読みづらくなります。文のつなぎ目では接続詞をできるだけ使いません。指示語はできるだけ具体的な内容に置き換えます。

16.前提を明示する

意見を述べるときに、理解に必要な最低限の情報を事前に提示しておかないと、相手の理解と納得を得ることはできません。結論を述べる前に、その前提が網羅されていることを確認しましょう。

17.主語を明示する

主語をはっきりと示し、勘違いの余地を排除するのがビジネス文書作成の基本です。ただし、読みやすさを重視し、「書き手自身（私）の行為や動作にあたる文に限って主語を省略する」ことを推奨します。主語と述語にねじれが生じないよう、述語と紐付く主語を常に確認しましょう。

18.主語と述語を近づける

ビジネス文書の日本語文章は、「主語→目的語→述語」の順に並べると読みやすくなります。その順番を守りつつ、間に挟まれる目的語がシンプルになるよう、修飾表現や条件文などは、文頭に括ります。

以上の内容は、文章をわかりやすくする18個の基本的なルールです。わかりやすい文章を書く人はおおよそこれらのルールを押さえています。今までにやっていなかったルールがあれば、明日から実践してみることをおすすめします。メールひとつを書くにしても、わかりやすく文章を書けるようになります。

もっと詳しく、体系的に整理した文章術を知りたい方は、『外資系コンサルのビジネス文書作成術』（東洋経済新報社）を参照ください。ここで取りあげた内容を中心にして、一冊の本にまとめています。手元に置いてすぐに確認できるようにしたい方にお勧めです。