TOP業界裏話注目ニュース徒然コメントリンク紹介
『外資系企業に住む住人の視点からIT業界の出来事を伝えます。』

以前好評いただいた『資料作成の基本』から図解作成だけにテーマを絞って抽出した本が2018年6月23日に発売となります。 https://www.amazon.co.jp/dp/4799106511

図解作成の基本
本書は「資料」ではなく「図解」の作成に特化しています。図解は、論理的にわかりやすい内容、感覚的に心地よい見た目が好まれます。図形のカタチ(フォーム)と配置(ポジション)で生み出される「要素のバランス」、色の使い分け(カラー)によって醸し出される「コンテンツの強弱」です。それらを「図解キューブ」というモデルで表し、その実践例をチャートとグラフの「図解パターン」として体系的・網羅的に整理しました。これらを「エグゼクティブ図解術」と私は呼んでいます。本書を図解作成のハンドブックとして、ぜひ使ってみてください。


【吉澤準特の本:累計10万部以上】
外資系コンサルのビジネス文書作成術』はロングセラーで重版多数
外資系コンサルが実践する資料作成の基本』はロングセラーで重版多数
外資系コンサルの仕事を片づける技術』はロングセラーで重版多数
フレームワーク使いこなしブック』はロングセラーで重版多数
兄弟本の『ビジネス思考法使いこなしブック』はロングセラーで重版多数

【吉澤準特の過去配布レポート】
「外資系コンサルの仕事を片づける技術」特別抜粋版のダウンロード
「最新会議運営の基本と実践がよ〜くわかる小冊子」のダウンロード
できる人の9つの法則
コンサルタント直伝!コミュニケーションのプロになれる!


IT業界の裏話(まぐまぐ殿堂入りメルマガ)へ
メルマガ登録ならコチラ メルマガ解除ならコチラ
メールアドレス:
メールアドレス:



2017年08月24日

文章をわかりやすくする【18個】のルール
このエントリーを含むはてなブックマーク

あなたにそのつもりがなくても、相手の誤解や認識不足を招いてしまいかねない言葉は用いません。難しい表現、あいまいで抽象的な表現はできるだけ避けます。文法が正しくとも、言葉と言葉のつながりがわかりにくくなるほど長い文章は、適度なボリュームに切り分けることも必要です。相手の理解を短時間で得るには、文書の全体像を端的に伝えることが大切です。

このエントリーでは「文章の書き方」として、18個の「文章をわかりやすくするルール」を解説します。1つのファイルにまとめたものはSlideshare上で公開しています。

https://www.slideshare.net/juntoku_yoshizawa/ss-79083172

20170823-1.JPG

 

1.環境依存文字を使わない

PC上では気づきにくいのですが、インターネットに目を向けてみると、あなたがPCに入力できる文字の一部は「使ってはいけない文字」として扱われています。そうした文字が使われていると、他の人はあなたの作成した文書が文字化けしているように見えてしまいます。

20170823-2.JPG

2.全角と半角の 表記ゆれがない

基本的にすべて全角文字で表します。日本語は漢字もひらがなも全角文字しか存在しないのですから、すべて全角文字に統一した方が見栄えよく、読みやすくなります。ただし、数字(0〜9)は半角文字で表現してください。

20170823-3.JPG

3.送りがなにルールを設ける

送りがなは7つの通則と、【1】本則ルール/【2】例外ルール/【3】許容ルールに区分され、基本的には【1】と【2】を使います。【3】許容ルールは、どうしてもスペース内で収めたい場合にのみ使います。

20170823-4.JPG

4.カタカナ語句の音引きを省かない

一般的には内閣告示に従い、音引きは省略しませんが、工業系・通信IT系分野ではJIS規格に従い、特定条件でカタカナ語句の音引きを省略します。可読性、検索性を高めるため、一般的な日本語文章では「カタカナ語句の音引きは省かない」ことをルールとします。

20170823-5.JPG

5.カッコを使い分ける

学校教育では会話を表す記号として学びますが、実際には引用を表したり、文中で強調したい範囲をくくるのに用いることも多いです。

20170823-6.JPG

6.区分記号を使い分ける

要素の関係性を示す記号は複数あるため、用いるルールを決めなければ、統一性のない文書になってしまいます。特に、列挙記号は多数あるため、使う種類をできるだけ絞り込みます。

20170823-7.JPG

7.強調記号を使い分ける

文章中で他の語句よりも目立たせたい要素があるなら、強調記号を用いて読み手の注意を促します。

20170823-8.JPG

8.一般的な表現を使う

カタカナ語句の多用は、あなたの表現力の弱さを読み手に感じさせ、文章の質を損ないます。外資系企業でも、対外的に提出する文書では乱用しません。「〜性」「〜的」「〜化」の熟語を避け、形式名詞/副詞/接続詞/補助用言/複合動詞を漢字にひらくことも有効です。

20170823-9.JPG

9.明確な表現を使う

誰かに聞いた話(伝聞)、あなたが想像した話(推量)は事実とは言えません。ビジネス文書では、事実ではない情報を極力排除します。あなたの意見が求められる場合は推測にもとづく内容も伝えます。

20170823-10.JPG

10.文体を統一する

何かを相手に依頼したり、自分側の落ち度を謝るときには、本文を敬体にします。敬体は柔和な印象を漂わせ、指示や依頼が持つプレッシャーを和らげる効果があります。社外向け文書についても同様で、敬体を用います。本文以外の文面、具体的には図表内の文言や見出しは常体で統一します。

20170823-11.JPG

11.トートロジーを削る

トートロジー(Tautology)とは、文章の知的レベルを損ない、文書の内容自体に疑いを持たせかねない、誤った重複表現です。見つけたらすぐに書き改めます。

20170823-12.JPG

12.「〜を行う」を多用しない

1つの文で許容する「行う」は2語までとし、それを超えるものは動詞1語で書き表すことにします。さらに、「可能だ」→「できる」と書き改め、「必要だ」→「すべきだ」と改め、文を読みやすくします。

20170823-13.JPG

13.受け身を多用しない

受け身表現で文章を書くと、主語にすべき言葉がぼかされ、主体者不在のような印象を読み手に与えます。受け身が多く使われている文書を読むと、「他人事のように書いている」と思わせてしまうリスクがあります。自分が代表して意見を述べる場面では、受け身を用いず、主体性を示します。

20170823-14.JPG

14.長くない一文で表す

文章が長ければ、内容を理解するのに時間が掛かります。ビジネスの現場では短時間で効率的に内容を理解することが求められます。100字を超える文章は、接続詞や助詞の位置で短く分けましょう。

20170823-15.JPG

15.接続詞と指示語を多用しない

長文を避けて短文を多用しても、接続詞と指示語が増えると読みづらくなります。文のつなぎ目では接続詞をできるだけ使いません。指示語はできるだけ具体的な内容に置き換えます。

20170823-16.JPG

16.前提を明示する

意見を述べるときに、理解に必要な最低限の情報を事前に提示しておかないと、相手の理解と納得を得ることはできません。結論を述べる前に、その前提が網羅されていることを確認しましょう。

20170823-17.JPG

17.主語を明示する

主語をはっきりと示し、勘違いの余地を排除するのがビジネス文書作成の基本です。ただし、読みやすさを重視し、「書き手自身(私)の行為や動作にあたる文に限って主語を省略する」ことを推奨します。主語と述語にねじれが生じないよう、述語と紐付く主語を常に確認しましょう。

20170823-18.JPG

18.主語と述語を近づける

ビジネス文書の日本語文章は、「主語→目的語→述語」の順に並べると読みやすくなります。その順番を守りつつ、間に挟まれる目的語がシンプルになるよう、修飾表現や条件文などは、文頭に括ります。

20170823-19.JPG

以上の内容は、文章をわかりやすくする18個の基本的なルールです。わかりやすい文章を書く人はおおよそこれらのルールを押さえています。今までにやっていなかったルールがあれば、明日から実践してみることをおすすめします。メールひとつを書くにしても、わかりやすく文章を書けるようになります。

もっと詳しく、体系的に整理した文章術を知りたい方は、『外資系コンサルのビジネス文書作成術』(東洋経済新報社)を参照ください。ここで取りあげた内容を中心にして、一冊の本にまとめています。手元に置いてすぐに確認できるようにしたい方にお勧めです。



posted by 吉澤準特 at 00:45 | Comment(0) | プロフェッショナル仕事術





【IT業界の裏話】過去コラム(No.1-337)
[ TOP ]IT業界の裏話

▼ IT業界の人々
「内製率を高めたい」のに「世界...
人の話を聞かないIT技術者の...
コンサルを目指す学生との対話...
IT業界、悪魔の辞典『ヒト編』
改善は「自分が楽をすること...
近くて遠きもの、プログラ...
IT企業が求めるプログラマ...
ITプロの3割が機密情報に...
10年働くソルジャーが欲しい...
PGとSEの仕事の面白みは何...
メールをすぐ返信する人、しな...
├ ITコンサルタントになる方法
我がコードは我流。我流は無...
欧米人がグリーンITに積極的...
実は変化など望んでいないエ...
├ 実はコミュニケーション能力に...
IT業界人は自分のドッグフード...
IT業界を不人気にした重鎮...
IT業界の変わった人々
電子メール禁止!ゼロメール...
名言集−運用フェーズ−
システム開発における名言集
失敗から学ぶ人、学ばない人...
SEに多いコーチングタイプは...
あなたのコーチングタイプは...
ITエンジニアの年収公開サ...
CTCは何の略?
会議は踊る、されど進まず...
繰り返し使われるメールアド...
遅刻しそうなので面接受け...
社内SEが人気を集めている...
サポートセンターの悪夢
IT業界に向いていない人
日本の夏、熱暴走の夏
客前で後ろから刺される
システム障害でクビが飛ぶ人
病欠って何ですか?
昼休みって何ですか?
Windowsに弱いIT技術者2
Windowsに弱いIT技術者
エンジニアは音を伸ばさない
話しにくい人
転職する人しない人
サイコロ一振りで給料を決め...
コンサルがお絵描き好きなの...
コンサルの報酬額って?
ITコンサルとSEの違い
SEのITリテラシ
公私のケジメ

▼ 仕事のやり方
客先で自分のPCが差し押さえられ...
「闇リリース」は善意でやっても...
新人のための7つのワークハック...
仕事の質を落とさないメソドロ...
組織が150人を超えると仕事の質...
世界最大のコンサル会社が最低...
IT業界、悪魔の辞典『SI編』
パワーポイントを紙芝居に貶め...
日本と米国の違い:ベンダーサ...
定時退社日に罪悪感を感じるIT...
ストレス厳しい職場を生き抜く...
おまえが呼ぶな、俺が呼ぶ「ハ...
ITプロレタリアートは多機能工...
図表をリッチにする5つのシン...
セクシーパワーポイント道
エンジニア御用達のIT誌
メールコミュニケーションを200.
├ ニッポン・エンジニア・レボリュ...
ITのプロって何ですか?
クールビズにも限界、冷房28...
真夏に長袖!なのに裸より涼...
測定しにくいものを測定する方...
山田さんの使いやすいシス...
SEの品格
コンサルの品格
ダメシステムはひとまず葬れ
眠気対策アイテムを考える
長篠メソッド
ITサポートがユーザーに教え...
資格の価値
出張先のホテルでインターネ...
お口の恋人
絶対に潰れない会社の悩み
エアエッジが必要になる理由
ハイプ曲線+キャズム理論
ユンケル黄帝液とスーパー黄...
一貫性が信用を生む
デビルズ・アドボケイト
落とし所を見定める
クライアントの良き友人たれ
キャンペーンでたたみかける
比較で暴利をごまかす
権威を活用する
ヒヤリハットの考え方
密談のタバコ部屋
「えいや」で決まる、魔法の言葉
海外テレカンの心得
IT業界でうまく生きていくコツ
ポンチ絵
仕事と作業の違い
上司に背を向けると怒られる?
ロケットスタートのススメ
人の考えを利用すべし
「見える」化
仕事の範囲
ワークシートのススメ
フローチャートの基本
仕事のやり方、片付け方
もんたメソッド
高橋メソッド
作業時間の見積り方
仁義を切る
アクションプラン
ミーティングと議事録
ベンダー選定の基準
ITと数学
レスポンシビリティとアカウンタ..
仕事の密度
リクルーティング
ドキュメントプロパティ
クライアントが納得する答え

▼ 仕事の環境
こんなのITのプロらしい仕事...
デスマーチに陥るお決まりパ...
外資が休暇を大切にする”真”...
HTMLメールとテキストメール...
ペーパーレス化が紙の無駄...
携帯電話のSDカードも禁止す...
人々は安定性と安全性の両方...
カタカナ会社はあやしい会社?
サービスリリースの落とし穴
IT業界の職場環境
IT業界の労働環境悪化は...
英語の必要性
正月出勤
年末年始の過ごし方
止められないコンピュータ
動かないコンピュータ
リリース直前の危機

▼ IT業界の動向
クラウドプレイヤーの名言集...
ネット史上最大の惨事、マイクロ...
ベンダー努力を台無しにするIFRS...
電子政府構想は無駄遣いの温床...
NASAのレポートがIT業界に与える...
中国当局によるプログラム盗用は...
コンサルもSIerもいらない内製...
中国のソースコード強制開示制度...
IBMは当て馬、Oracleが演出する...
PWCCが復活、ベリングポイントを...
IBMに喰われたSun、IT業界に訪れ...
ヤフー、自社データセンター所有...
自分が決めたルールに違反するGo...
SOAは死んだ
データセンターを巡るIT業界三...
├ リーマン破綻にみる米国証券業界...
IT史に輝く「すべったテクノロジ...
冷却を必要としない常温データ...
過去のIT業界10大予測を振り...
├ エンジニアよ、大志を抱け!
├ 黒箱襲来!コンテナがDC...
IT業界進化論: SIer 2.0を目...
IT業界がダメな理由を学生の...
IT業界温室効果の1/4はDC...
新生ニコニコ動画、ニコンド...
システム前線異常アリ!ゆう...
ニコニコ動画は文化の架け橋
Web2.0の向こう側〜サードリ...
セカンドライフだけで宣伝の...
国家戦争にも利用されるDDo...
DoCoMo2.0に見る情報格差...
DoCoMo2.0とWeb2.0
ITIL準拠という幻想
システム障害訓練の日を制...
WAONとnanacoが提携したい...
NTT東西の野望〜光回線編...
mixi招待制の綻び
Vistaが売れない理由
独自仕様に走り過ぎて泣き...
米国事情から見る日本のIT...
MVCからAjaxへ
外字ってなんですか?
Sunがx86サーバにIntel採用...
やりたい放題バッドウェア!
アウトソーシングという名の幻...
ソフトバンクモバイル、MNP停...
やっぱり止まったソフトバンク...
あらゆる意味でやり過ぎの...
経営者不在の日本版SOX法...
働いてみたいIT企業ランキン...
サーバの進化がデータセン...
_システム運用にRSSを活用
電力線通信が認可される日...
携帯メールはSSL通信よりも...
経営者不在の日本版SOX法...
Microsoftがサイトリニューア...
停電に脆弱なシステム
システムは誰のためにある...
ITILで運用が楽になる?
進化するコールセンター
Vacademy
IT業界にロングテールはある...
時間をお金で買う
あなたの猫はコンピュータウ...
個人情報保護法の範囲
あなたvsプロジェクト構成管理
ドラマ24にみるシステム最前...
次世代トレンドと枯れた...
日本版SOX法の施行に向け...
新しいWindowsはWeb決済...
地震に強いシステムをお持...
IT Doesn't Matter
SOAと分散コンピューティン...
各社で定義が異なるESB
おサイフケータイに見...(2/2)
おサイフケータイに見...(1/2)
子会社のシマを荒らす親会社
アインシュタインに学ぶソフ...
公職選挙法とインターネット
マイレージ負債
インターネットの舞台裏:海底...
ゼロ・クライアント
サーバのトレンド
外資系パッケージベンダー

▼ 業界の構造
対極にあるIT業界とコンビニ業...
IT業界は成果報酬型のサービス...
特定ベンダー以外をふるい落と...
欧米人なら爆笑するレベルと...
IT業界が詐欺師集団と言われる...
IT業界の格差社会、年収200...
├ 新基準導入でデスマーチがな...
公式では言えないニコニコ動...
├ コンサルとアプリ開発者、格差...
システム運用はIT業界の最下...
テストフェーズの呼び方は千...
2000年問題再来!?サマー..
減り続ける正社員の割合
労働局が偽装請負の抜け道...
会社貸与のPCは何年償却?
ITIL Foundationを2万円で買..
IT製品もイメージ重視?
お試しできない製品は売れない
IT業界は無免許制
どんぶり勘定
標準価格と提供価格
ソフトウェアライセンス
社外秘の秘密度合
偽装請負 
システム開発の流れ7 テス...
システム開発の流れ6 開発...
├ システム開発の流れ5 開発...
システム開発の流れ4
システム開発の流れ3
システム開発の流れ2
システム開発の流れ1
IT業界の構造

▼ 業界ランキング
SIerランキング2005
コンサルランキング2005

▼ その他
「幣社」という表現は相手を見下...
コミュニケーション力の不足は...
聞く耳を持たないYahooニュース...
黒デスクトップ事件に見る中国...
ITコンサルから見たブラッディ...
違法ダウンロードでネット追放...
就職難民=不出来な学生とい...
モンスターペアレント、会社襲来
あえて言おう、Yahooの掲示...
プログラマ向きなカフェをオー..
├ Japan Brog Award 2008を..
日立さん、IT大喜利をもう一度
インターネット上の信頼できる...
IT業界でありそうな迷惑勧誘...
倒産してもカネを要求する悪2...
倒産してもカネを要求する悪1...
├ 枯れた技術の水平思考で
├ ずさん極まりない環境保護ラ...
世界の奇妙な法律を集めた...
50万円のキーボード
洋楽を1曲10円で購入できる...
CNETとZDNetは同じ会社
情報の価値(情報商材)
コンパイル1回12時間の世界
楽天ポイント事件
楽天ポイント事件〜利用者...
楽天300ポイント付与で謝罪
ライブドア強制捜査
└ ネットワークベンダー

×

この広告は180日以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。