IT業界の常識-ドキュメントプロパティ

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  2005年3月4日発行
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■■　　ＩＴ業界の裏話　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　No.0042
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　発刊総数：942部　　   　　　　　　　　　 http://it-ura.seesaa.net/
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▼INDEX▼
　■　ご挨拶
　■　本日の裏話　　：IT業界の常識-ドキュメントプロパティ
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　■　ご挨拶
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　どうも、エンジニアＡです。
　
　メルマガ発行が再び遅れてしまいました。申し訳ありません。
　なぜこうも予定通りに仕事が進まないのか、それは突発的なタスクが多
　すぎるせい、などと外部要因を理由にしたくなるほど、最近は時間管理
　が乱れています。皆さんは、何かを理由にして疎かにしていることって
　ありますか？

 

　記事内容に対する、皆様からのフィードバックを受け付けております。
　皆さんの忌憚のないご意見を遠慮なく書き込んで下さい。
 
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　■　本日の裏話　　：IT業界の常識-ドキュメントプロパティ
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　業界というものは関係者にしか分からない世界や用語が必ずあります。
　トヨタに勤務している人がホンダの車に乗って出社しないのと同じよう
　に、IT業界にもやっていいこと悪いことがあるのです。
　
　今回は第1弾として、ドキュメントのプロパティについてお届けします。
　
　
　▽提案書のファイルプロパティに気をつけよう
　　クライアントにシステムを導入してもらうには、まずそのシステムに
　　ついての必要性を提案しなければなりません。営業を担当している方
　　なら、いくつものクライアントに同時で提案するというケースもある
　　ことでしょう。
　　
　　あなたはＡ株式会社向けにパワーポイントで提案書を作成することに
　　なったとします。上司から、似たような案件であるＢ株式会社の提案
　　ドキュメントをベースにして書いてほしいと頼まれました。

 

　　さて、あなたならどうやってＡ社の提案書を作成しますか？
　　
　　おそらくＢ社のドキュメントをコピーしてから、それを改編していく
　　ことでしょう。えっ、そんなのはひどいって？いえいえいえ、それを
　　言うのは酷というものです。

 

　　似たり寄ったりの提案内容を別のクライアントに説明するのはよくあ
　　ることです。専任担当者なんてのはよくいると思いますが、それは御
　　社の窓口は私だけが引き受けてますよということであって、あなたの
　　会社だけしか担当してません、というのはほとんどありません。です
　　から、提案書を改編して別クライアントに〜というのは普通の話なん
　　ですよね。
　　
　　しかし、普通であるがゆえに見落とされがちな罠があります。
　　それはドキュメントプロパティ。
　　
　　MS-WordやPowerPointのファイルを右クリックしてみてください。プロ
　　パティという項目がありますよね。そこをクリックしてみましょう。
　　「全般」「カスタム」「概要」というタブが見えますよね。その中の
　　「概要」をさらにクリック。
　　
　　どうですか、何か見えましたか？

 

　　そこにはタイトル、作成者、コメントなどの欄があり。作成者名やコ
　　メントが既に記述されてものもいくつかあったはず。もちろん見覚え
　　のない内容でしょうが。
　　
　　今回のケースでは、もしＢ社の提案ドキュメントにＢ社名やプロジェ
　　クトのキーワードが記述されている可能性があるわけです。
　　
　　提案ドキュメントを電子媒体でクライアントに渡す場合、このような
　　情報はクライアント側にもバレてしまいますよね。もしそれが競合他
　　社の内容であったとしたら・・・・・相手の心象は間違いなく悪くな
　　り、場合によっては破談、契約打ち切りなんてこともあり得るのです。
　　
　　実際、私の周りでもコレをやってしまった人が何人もいます。
　　
　　 - 白物家電の雄と呼ばれる会社の業務改革提案書なのに、
　　　 ドキュメントを開こうとカーソルを合わせると、
　　　 世界最小ＨＤＤを開発したメーカーの名前が表示される。
　　
　　 - 日本最大の通信会社Ｎへの調査報告書にもかかわらず、
　　 　プロパティに「Ｎ社のシェアを切り崩すアプローチ」という
　　 　キーワードが含まれている。
　　
　　2つ目をやった人は切腹してました。まあ、どれも担当者レベルで気が
　　ついたから命拾いしましたけど。これが取締役の目に触れたら、きっと
　　出入り禁止になるんだろうなぁ・・・

 

 

 

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Posted by adult amatuer women at 2006年10月03日 10:43