メールの書き方

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2005年3月25日発行
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■■　　ＩＴ業界の裏話　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　No.0052
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　発刊総数：1020部　   　　　　　　　　　　http://it-ura.seesaa.net/
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▼INDEX▼
　■　ご挨拶
　■　本日の裏話　　：メールの書き方
　●　メルマガ紹介　：本を読む時間が無い方へ
　●　裏話募集
　●　特別レポートプレゼント
 
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　■　ご挨拶
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　どうも、エンジニアＡです。
　
　すみません、本配信のメールではここのご挨拶が前回メールと同じで
　した。前の回をテンプレートに作っているので、まあこんな回もある
　んだなと受け流してやって下さい。残念。　
　
　記事内容に対する、皆様からのフィードバックを受け付けております。
　皆さんの忌憚のないご意見を遠慮なく書き込んで下さい。
 
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　■　本日の裏話　　：メールの書き方
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　「メールに始まり、メールに終わる」
　
　ＩＴ業界の格言です。出社して最初にやることがＰＣのメールチェック
　という人は非常に多いですよね。家路につく前にメールチェックをして
　から、という人も同じくらいいるはずです。もちろん、日中だってメー
　ルチェックは何度もするでしょう。
　
　たくさんの人から貰うメールを眺めていると、人によって書き方が違う
　ので、なかなか面白いものです。
　
　
　【宛名編】
　　・相手の敬称が「様」　
　　・相手の敬称が「殿」
　　・さらに、課長／部長といった役職名にも「殿」がつく
　　・名前が必ず通称名になっている
　　　　例）
　　　　　株式会社ＩＴ電機　　　山田部長　殿
　　　　　　　　　　　　　　サトケン課長　殿
　
　冗談だろうって？いえいえ、これは本当なんですよ。何故か略称でなけ
　ればいけない人がいるんです。これは会社の慣例なんでしょうね。
　
　ある地方公共団体は、以前までは「殿」という敬称を用いていたのです
　が、昨今の公務員への批判を鑑みて、さらに敬意を払った呼び方である
　「様」に変更しました。
　
　でも、本当は「様」より「殿」の方が敬意が上なんですよ。格式ばった
　言い方に聞こえるから「殿」をやめたのだと思いますが、それによって
　相手への敬意が下がってしまったというのは、何とも笑える話です。
　
　参考： http://kyushu.yomiuri.co.jp/special/kurasi/kurasi0913.htm
　
　
　【本文編】
　　・何はともあれ「お世話になります」が第１文。
　　・チョンボをした時には「いつも大変にお世話になっております」
　　　にバージョンアップ。
　　・メールなのに時節柄の文章を入れてくる。
　　・要件のみが書かれている。
　　・改行がほとんど無い。
　　・文末が「以上」で終わっている。
　　・文末が「宜しくお願いします」で終わっている。
　　・文末が「何卒宜しくお願い申し上げます」で終わっている。
　　
　「お世話になります」で始まるメールは多いですよね。私もよく使って
　います。何かお願い事をするときは、「お忙しいところを失礼します」
　などのようにへりくだっておくと好印象かもしれません。
　
　電子メールは前略の形が基本ですから、時節柄のご挨拶を含める必要は
　ないはずなのですが、会社によっては、営業の挨拶には必ず入れている
　ところが結構ありますね。読む方にしてみれば必要なし。
　
　英語のメールを書くときには、メールには本当に聞きたいことしか書き
　ませんね。むしろ、余計なことを書く方が相手に失礼であったりします。
　
　　例）
　「以前ＡさんがＸＸＸについてご存知であったと伺いまして、大変恐縮
　　ですがメールさせて頂きました。もし宜しければ、ＸＸＸについて教
　　えて頂くことは可能でしょうか。何卒宜しくお願い申し上げます。」
　
　　→   Could you tell me what you know about XXX ? Thank you.
　　
　わずか１行終わりです。
　
　
　【署名編】
　　・自分の名前だけ
　　・会社名までは入っている
　　・会社の住所まで書かれている
　　・自分の連絡先まで書かれている
　　・でも連絡先は代表電話だけ
　　・気合の入った装飾
　　・個人のホームページアドレスが入っている
　　
　今までの箇所は会社ごとに分かれていることが多いのですが、署名だけ
　は人によって千差万別です。業務メールなのに、なぜこんな冗長な装飾
　なのかと首をかしげる人もいるのが面白いですね。
　
　人によっては、個人ホームページのＵＲＬを記載している人もいます。
　これは自分のことをもっと知ってほしいということなんでしょうか？

　人の振り見て我が振り直せ。改めて自分のメールの書き方におかしな点
　はないか、このメールをきっかけにチェックしてはいかが？

 

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　●　メルマガ紹介　：本を読む時間が無い方へ
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　ＩＴエンジニアは日々の学習が大切ですが、技術についてだけ勉強すれ
　ばいいというものではありません。もう一歩上を行くためには、経営の
　話ができなければダメです。
　
　経営者と話をすると、こんな視点で物事を考えているんだなという発見
　があります。マーケットで生き残るために、自分がしていることがどう
　貢献しているのか、それを意識できるようになれば、技術と経営の融合
　を実現する第一歩になるんです。
　
　だから、たまにはビジネス書評を読んでみて下さい。何か発見が必ずあ
　りますよ。

　中小企業診断士額田信一のビジネス書評メルマガ　【評判の本の評判】
　　　　　http://www.mag2.com/m/0000069463.htm
　　話題のその本、買うべきか？買わざるべきか？最近のビジネス書
　　ベストセラーから、今話題になっている本をピックアップして
　　「中小企業経営に役立つかどうか」という視点から評価します。

Comments

勉強になります。これからちょくちょく拝見します。小生あるビジネス交流会を主宰してます。よろしければblogもご覧下さい。

Posted by りっち at 2005年03月25日 12:50