ミーティングと議事録

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2005年4月22日発行
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■■　　ＩＴ業界の裏話　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　No.0064
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　発刊総数：1451部　   　　　　　　　　　　http://it-ura.seesaa.net/
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▼INDEX▼
　■　ご挨拶
　■　業界裏話　　　：ミーティングと議事録
　●　メルマガ紹介　：エンジニアにも愛を！
　●　裏話募集
　●　特別レポートプレゼント
 
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　■　ご挨拶
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　どうも、エンジニアＡです。
　
　今週初の発行で申し訳ありません。すでにクタクタ感が溢れております。
　
　ライブドアとフジテレビの和解が報じられた日、ライブドアのサイトで
　ホリエモンが「きっかけは〜♪」のアニメーションをする画像がトップ
　で表示されていたそうです。
　
　残念ながら時間限定のようで、私は見ることができませんでした。どん
　な画像だったんでしょうか、見たかったな。
　
　
　今回も編集後記あります。いちばーん下に書いてます。

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　■　業界裏話　　　：ミーティングと議事録
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　プロジェクト運営にミーティングはつきもの。そして、ミーティングに
　は議事録がこれまたつきものです。
　
　議事録を書く最大の理由は、会議上での重要発言を記録して、決定内容
　やその経過を関係者に知らしめることにありますが、政治的な思惑が働
　くことがままあります。
　
　政治的な思惑とは何か？
　
　例えば、プロジェクトで作成したシステムの品質について、以下のよう
　なやりとりが会議中にあったとしましょうか。
　
　　Ａ「新規機能はいかがです？」
　　Ｂ「このアプリケーション、どうして検索に１分もかかるの？」
　　Ａ「再利用できるよう複数のテンプレートで構成された機能ですから
　　　　多少効率が劣っていても仕方ありません。」
　　Ｂ「でもこれじゃ実際に現場で使うのは難しいよ。」
　　Ａ「ですが、現状ではこれが限界です。作り直すとなると、相当の工
　　　　数が必要になりますが？」
　　Ｂ「・・・じゃあとりあえず使うけど、なんとか頼みますよ？」
　　Ａ「はい」
　
　これをＡさん有利になるように議事録にすると、
　
　　・特定機能に関し、処理効率が若干劣っているように思える（Ａ氏）
　　・開発工数削減のため、再利用を前提としたコンポーネントを組み合
　　　わせていることに起因する。構成を変更する場合、相当の工数を必
　　　要とする（Ａ氏）
　　・現状の仕様を許容する（Ｂ氏）
　
　Ｂさんはこのアプリをできるだけ早く改修して欲しいのですが、議事録
　では「ずっと今のままでいいよ」というニュアンスになっています。
　
　半年後に「まだ直してないのか！」とＢさんが怒鳴りこんでも、この議
　事録を見せられたら、Ａ氏にまったく非が無いと第三者は思いますよね。
　
　動く金額が大きい重厚長大プロジェクトの肝となるミーティングでは、
　ときどきこんなテクニックを見ることができます。
　
　まあ、大抵はクライアント側のチェックで「この記述はダメでしょ」と
　突っ込みが入るのですが、５回に１回くらいはうまく捻じ込んでいる気
　がします。
　
　
　議事録のフォーマットは人によって全然違いますよね。面白いことに、
　同じ部署であっても、記録者が異なると議事録の中身はかなり変わって
　きます。
　
　ですが、以下の点だけは抑えて議事録は書くようにしましょう。
　
　　・最初に決定内容の要旨を書く
　　・各発言の主を必ず書く
　　・会議で決まったＴｏＤｏ事項は、内容／担当者／期日を明記して
　　　議事録に含める。
　
　これを徹底するだけで、議事録を読んだ人への影響は大分変わります。
　会議の発言を全て記録する人もいるでしょうが、特に指定がなければ、
　議論になったところだけメモを取って、それを文書化すれば十分。
　
　議事録に大切なのは速報性と正確性。トレードオフになりがちな両者で
　すが、うまくバランスを取って書き上げましょう。
　
　
　ちなみに、私は最初に書いたような腹黒いことはやってないです、多分。

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　●　メルマガ紹介　：エンジニアにも愛を！
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　システム開発の現場は「愛」という概念から最も遠い職場ではないかな
　と考えることがあります。確かに男性、女性揃ってますけど、皆さんク
　タクタ、しなびたモヤシみたいです。
　
　愛を持って接しているものがあるとすれば、毎日毎日異常終了してくれ
　るバッチプログラムくらい。いや、いくら愛を注いでも一向に良くなら
　ないので、すでに愛はないですね。
　
　そんな愛に枯れた貴方にはこちらのメルマガをどうぞ。愛は枯れてない
　と自負される方は、一層の慈愛をこちらで身に付けてはいかが？

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Comments

エンジニアA様、TBありがとうございました。

どうもはじめまして、西口＠SE養成プロジェクトです。

確かに議事録のサマリは大事です。
内容は流し読みでも因果関係がスッキリしますからね。

腹黒い方向性では極力書きたくありませんので、会議中に確認しますね。
（確かにモノは書きようですから）

あと議事録を書く役割じゃない場合、ノートに書きつつネゴります。
これは「おい、議事録書いとけよ」的な空気作りが目的ですね。

RSSリーダに登録しましたので、定期的に寄らせてもらいます。

Posted by 西口（SE養成プロジェクト） at 2005年04月23日 01:16

-西口さん-
コメントありがとうございます。会議中に無断でＩＣレコーダーを使っている人がいますが、普通の打ち合わせでやられたら、感じ悪いものです。議事内容の正確さを期すためとはいえ、言質を取られているように思えていい気はしません。これって私だけ？

ちなみに、以前、ＩＣレコーダーを回しているからといって議事録をまったく取らない会議がありました。あなたたち、もう一回ミーティングと同じ時間をかけて聞きなおすのですか？と問い詰めたくなったことが・・・・・

Posted by エンジニアＡ at 2005年05月01日 01:34