仕事を効率化する13の伝える技術

前回エントリーに引き続き、「外資系コンサルの仕事を片づける技術」をベースにして、類書にどんな仕事術のコツが書かれているかを整理してみました。対象としたのは、世の中で比較的よく読まれている仕事術の本（ベストセラー）です。

＜比較するベストセラーの仕事術の本＞
・99%の人がしていないたった1%のコツ
・あたりまえだけどなかなかできない仕事のルール
・一瞬で大切なことを伝える技術
・入社1年目の教科書

※仕事を効率的にこなしたいと思う人はたくさんいると思います。そうしたニーズを受けて、世の中には仕事術の本がたくさん出回っているわけですが、本によって書かれていることに違いがあります。そこで類書と比較しながら、頻出のコツはなんであるかを調べました。

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【伝えるスキル編】

＜分類：基本姿勢＞
★★★
・伝える内容は小分け＆シンプルにする
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→一番伝えたいこと（結論）を短く伝える
→一度に伝えることは1つに絞る
→段落ごとに区切って伝える
→一番大きな理由を伝える
→相手の理解力の壁を下げるために一番大切なことをはっきりさせる

★★
・メールでは一歩踏み込んで内容を伝える
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→一歩踏み込んだ内容になる
→メールの往復を防ぐ
→情報は整理してから伝える
→伝えたいことを短冊にして端的に伝える
→話すことで考える
→自分で整理したメモを見せながら質問をする。

★
・改善目標と現状の制約を整理してから相談する
→自分の中の過去を捨て、ゼロベースで最適な選択肢を探す

＜分類：情報の伝え方＞
★★★
・名前を呼び掛けてから伝える
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→宛先を明確にする

★★★
・選択肢ごとの違いをハッキリさせる
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→重み（内容の重要性）と差（選択肢感の軽重）で話す
→取り得る選択肢を比較して重要度の差をはっきりさせる

★★
・空中戦を避けて具体的に確認する
→ホワイトボードを使う

＜分類：資料の作り方＞
★★★
・説明を聞かなければ分からない資料は作らない
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→パターンを頭に入れる
→相手に伝わりやすいフォーマットを使う
→プレゼンテーションには必ず文章で要点を添える

★★
・パワポの資料はアウトライン記述法
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→中央揃え、フォント合わせだけでも行う
→空白と文字は３：７にする
→左から右、上から下に流れるよう資料をつくる

★★
・メールの件名だけで内容と緊急度が伝わるようにする
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→メールの件名を工夫する

★★
・やりとりは必ず証跡を残し、メールと口頭で確認する
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→メール証跡を残す
→優先順位は対面→電話→メールで伝える
→連絡はメールと電話の両方を使う
→メールだけだと勘違いのもとになる

＜分類：ＰＡＣ思考＞
★★★
・最終的な目的を共有する
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→夢をかなえる（目的を達成する）具体的な着手アプローチを設定する
→全体のシナリオを作成する（資料作成）
→目的を考える

★★★
・前提／仮定／結論に分けて論理の飛躍を見つける
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→定量、定性、事実で説明
→論理性のある根拠（定量、定性）で説明する
→自分以外の権威者の意見を活用する
→ファクト（行動と結果）を信用する

★★
・結論は必要最小限の前提とともに示す（口頭、メール、資料すべて共通）
（類書にも書かれていた関連するコツ）
→定量、定性、事実で説明
→報告書は最初に結論を書く
→聞かれたことを最初に答える
→相手と情報レベルをそろえる
→要点を先に言う
→メールも結論を最初に書く
→結論から伝える
→結論から先に伝える
→結論に必要な前提だけを最初に伝える
→メールの文面は簡潔にして結論から先に示す。

以上です。

今回紹介した伝えるスキルの前提にあたる「仕事術の基礎編」と「聴くスキル編」については、以下リンクを参照して下さい。

『仕事術のベストセラーに学ぶ：仕事を効率化する７つの基礎、15の聴く技術』
http://it-ura.seesaa.net/article/374956921.html