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『外資系企業に住む住人の視点からIT業界の出来事を伝えます。』

資料作成本の最後の秘境『ワード』を対象とした外資系コンサルの資料作成テクニックが1冊の本になりました。2017年3月29日に発売されています。
※購入頂きました皆様、ありがとうございます。
https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776

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累計数十万部を数える「外資系〜シリーズ」には「スライド作成術」と「Excel作成術」がありますが、ワード向けの本はありませんでした。パワーポイントとエクセルは一生懸命練習するのに、ワードの作成法を学ぶ人はほとんどいません。見よう見まねの作成が繰り返され、ワード文書はどんどん読みづらい存在になっています。その結果、「ワード文書は扱いにくい」と考えられるようになりました。この本は、最後の秘境、ワード向けの「文書作成術」です。優れたWord文書を効率よく作成する方法を知り、適材適所でビジネス文書を作り分ける術を自分のものにしましょう。


【吉澤準特の本:累計10万部以上】
外資系コンサルが実践する資料作成の基本』はロングセラーで重版多数
外資系コンサルの仕事を片づける技術』はロングセラーで重版多数
フレームワーク使いこなしブック』はロングセラーで重版多数
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【吉澤準特の過去配布レポート】
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2014年08月01日

「外資系コンサル」の資料作成術を鵜呑みにしてはいけない
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「外資系コンサル」と名前のつく本や記事が最近よく目に入ります。

特に最近よく見かけるのが「資料作成術」のジャンルですね。外資系コンサルが毎日資料をたくさん作っているところをセールスポイントにできるので、スキルあるコンサルタントの持つマインドやテクニックを解説するコンテンツが多くを占めています。

しかし、これら外資系コンサルと名の付くコンテンツをそのまま鵜呑みにするのは危険です。それは、書かれている内容があまりにも一面的だからです。「現場の実務担当者がこんな資料を作ってきたら迷惑だ」、「こんなやり方を知っても目前の資料作成に活かせない」と思わせてしまう残念で惜しいものが結構混ざっています。

 

たとえば、Webコンテンツで最近目につく「マッキンゼーやボストンコンサルティングなど、有名外資戦略コンサルが作成した資料まとめ」というエントリーですが、マッキンゼーアンドカンパニー、ボストンコンサルティンググループ、ローランド・ベルガー、アーサーDリトル、ATカーニー、ベインアンドカンパニー、PwC、ブーズアンドカンパニーなどの外資系コンサルファームのプレゼン資料が列挙されており、「みなさんも資料作成の際に外資コンサルタントがつくる上記のような記事を参考に、作成してみてはいかがでしょうか?」という締めで括られています。

結論から言うと、この資料をマネるのはやめた方がよいです。

このエントリーの最大の誤りは、参照しているスライドがすべて英語圏で作成されたものであるということです。アングロサクソン系の特に米国型カルチャーではこうした資料をベースに、言葉を交えた説明をしても受け入れられます。しかし、日本ではこのタイプの資料は好まれるどころかマイナス評価を得ることが多いです。それは、日本には「説明はできるだけ網羅的に明記する」スタイルを好む人が、特に管理職になると、非常に多いからです。

このエントリーのねらいは、コンテンツのスタイルよりも色使いやデザインを称えるものだと思われますが、色使いが参考になるのは、ボストンコンサル、ローランドベルガーぐらいでしょう。コンテンツのまとめ方は、モニターグループが日本で受けやすい構成です。

『ローランドベルガーのスライド』
http://www.slideshare.net/agromera/roland-berger-bestpracticesinnewproductdevelopment20130419?ref=http://www.slideshare.net/slideshow/embed_code/23105500

 

書籍に目を向けると、「プロの資料作成力」、「外資系コンサルのスライド作成術」、「外資系コンサルの資料作成術」、「外資系金融のExcel作成術」が外資系コンサル系の資料作成本としてよく見ますね。しかし、これらの書籍も鵜呑みにしてしまうのに躊躇してしまうコンテンツが混在しています。

この中で一番古い(2012年6月)「プロの資料作成力」では、「一瞬で相手に伝わり、Yesを引き出す」資料を作る方法を扱っています。この本は、資料を作成する目的を整理したり、誰を対象にしてコンテンツを作り上げていくかを考える、資料作成のターゲティングテクニックに優れたものです。しかし、具体的にパワーポイントのスライドを作成するためのテクニックについては、種類と考え方は述べられているものの、実践的な使い方を指南しているページが無く、取り上げられている図表の例も陳腐で見た目も洗練されているとは言い難いため、結局人に見せる部分で参考になるコンテンツがなく、資料作成の失敗を避けれません。

その半年後に出版された「外資系コンサルのスライド作成術」は、逆にスライド上での表現手法に特化したコンテンツになっています。「わかりやすいスライドは、より早く、より正確に、より少ない労力でビジネスを進めることを可能にする」との帯メッセージが前面に出されています。しかし、この本はグラフの表現手法の解説に特化しているため、ふつうのポンチ絵(チャート・図)の整理の仕方にはほとんど触れていません。これでは、やはり実践的なスライドを作成するのに十分ではありません。

2014年の初頭に登場した「外資系コンサルの資料作成術」は、プロの資料作成力に近い主題でパワーポイント資料の全体ページ構成、スライド内の見せ方を扱っていますが、題材としているのが資料ストーリーの作り方であるため、グラフや図の書き方、色の用い方、資料一式の具体的な構成例がなく、この本の内容から自力で資料ストーリーを立ててスライドを作り上げるのは無理です。

最後の「外資系金融のExcel作成術」は、Excelの実践的な基本スキルを指南するものとして最初の50ページ強は大変優れています。一方で、後半の100ページくらいは財務諸表の作り方や見せ方の話がほぼメインであり、経理や財務、コスト管理担当者以外には活用しづらいコンテンツでした。

 

ビジネスの現場で資料作成の必要に迫られている人にとっては、今自分が知りたいことを簡潔にまとめてくれている資料作成の指南本が必要とされています。ですが、そうしたニーズに応えてくれるコンテンツはWeb上にも書籍にもなかなか見つけることはできません。特に、そうしたコンテンツは、資料の組み方、文章の作り方、グラフ・チャートの書き方に加えて、具体的な実践・実装方法を解説したものはなおさらです。

もうひとつ重要なのは、パワーポイントだけが資料を作るツールではないということです。エクセルで資料を作ることはよくありますし、報告書をワードで作る企業も少なくありません。エクセル、ワードの活用スキルも高めないと、必要とされる資料を作成することはできないということです。

残念ながら、この両面をカバーしているコンテンツは、昨今の本や記事から見つけることはできませんでした。私の経験上、外資系コンサルで資料作成がうまいと言われている人たちは次のポイントで自分のやり方を持っています。

●スケルトンバージョン(骨子):ワークシートで整理&枠だけの資料作成
●ドラフトバージョン(下書き):枠にコンテンツを埋め込み
●フィックスバージョン(完成):見映えや配布時のことを考慮して修正

前述の本の中では、外資系コンサルの資料作成術で、メモ書き/チャラ書き(手書きレベル)/本書き、という3段階の資料作成ステップが述べられていますが、上記に当てはめると、メモ書きとチャラ書きがスケルトン、本書きがドラフトとフィックスということになり、資料作成の区切りやレビューする観点からすると、パワーポイントに書き起こしてからのチェックがざっくりし過ぎてしまいます。

それに、手書きの内容をレビューしてもらうのは1対1の場でなら可能ですが、チームメンバー数人が集まって確認したいなら、チャラ書きの段階でパワーポイントやワードで作るようにし、それをプロジェクターで投影しながらコメントをもらう方が現実的です。

スケルトン、ドラフト、フィックスの3段階で資料を作成するのなら、次の順序で作成・レビューを行うことができ、多くのビジネスパーソンについて現実的なやり方でしょう。

【スケルトン作成段階】
・ねらいを決めて、資料フォーマットを選ぶ
→意思決定者が一番納得する形が最適です
・目次構成を決めて、論点を書き出す
→論点も書き出せないのに資料を作り始めても意味がありません

【ドラフト作成段階】
・文書テンプレートを決める
→体裁に統一感のない資料はそれだけで質を低く見られます
・コンテンツの書式と配置を整える
→文字や行間の設定を調整するだけで驚くほど見やすくなります
・ムダなく分かりやすい文章を書く
→主語・述語に最低限の補語だけ、村上春樹のような言い回しは不要
・ワークシートをエクセルで作る
→表形式で整理すると短時間で考えがまとまります
・分かりやすい図表を選ぶ
→グラフはタテヨコ・関係性・時系列の3分類から絞り込みます
・図形と線の使い方にルールを定める
→明確に説明できない図と線は決して使いません
・色を選ぶ
→多くの人が間違えていますが、色はぎりぎりまでつけません

【フィックス作成段階】
・主張を強化する箇所の表現を強化する
→相手が資料を読む状況をイメージして、わかりやすさを強調します
・印刷時の見栄えを最適化する
→画面上の見た目と印刷時のそれは違います(特にグレースケール)
・配布する電子資料の体裁を整える
→属性情報に知られてはいけない機密情報が残っていませんか?

こうした資料の作り方は、私自身が外資系コンサルタントとして現場で実践していることです。このやり方で資料を作ると、箇条書きの段階から周りの意見を無理なく取り込むことができますし、相手への魅せ方を意識したデザインや構成を自然に実現できます。

外資系コンサルの中にも資料作成があまりうまくない人も少なからずいます。私のチームに配属された人たちにもそういうタイプの人は今までにたくさんいました。ですが、上記のやり方を伝えてOJTで指導していくと、半年足らずで資料作成スキルは相当アップしています。クライアント側の担当者にも伝えたことがありますが、その方々も同様に短期間で資料の分かりやすさと見やすさが向上しました。

 

外資系コンサルが実践している資料作成の基本は、コンテンツの中身と見映えの両面の最適化です。過去の書籍やコンテンツではこの両方を扱っているものがほとんどありませんでした。理由は単純で、ここまでのコンテンツを盛り込もうと思ったら、200ページ程度のボリュームでは全然収まらないからです。

しかし、それでは外資系コンサルという場で磨かれる資料作成スキルを伝えることはできません。どの書籍にも書いてありますが、コンサルとして10年以上続けていれば、作成した資料の総ページ数は数万ページに達することはそれほど驚く事実ではありません。こうした膨大な資料作成の繰り返しの中で培った技術を解説しようとするなら、やはり相当のボリュームになります。

私の思い至った結論は、「外資系コンサルの資料作成の技術を俯瞰的に扱う本がないのなら、自分で作ってしまおう」ということでした。そう思い立ってから1年が経ち、2014年8月になってようやくそれを形にすることができました。

外資系コンサルが実践する資料作成の基本
本書は、資料作成のプロでもある外資系コンサルタントが日々実践している、無駄なく、完成度の高い資料を作成するための王道のスキル、テクニックを網羅的に70項目にまとめました。
「あたりまえ」だけどなかなか実践できない大切な基本スキルやテクニックを、作成ステップごとに図解を交えてわかりやすく説明します。

結果として、この本は280ページの大ボリュームになっています。ですが、この1冊で外資系コンサルの現場の資料作成アプローチ、スケルトンからフィックスまでの流れを具体的に知ることができ、読み重ねることで習得することができます。私が新人・中堅コンサル向け教えていることの8割がここに体系整理されています。

外資系コンサルが本当に実践している資料作成の技術を知ってもらえると嬉しいです。

posted by 吉澤準特 at 08:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | 業界裏話

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