ペーパーレス化が紙の無駄遣いを増やす？

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■■　　ＩＴ業界の裏話−−−−−−−−−−−−−−−−−−−No.0228
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　■　ご挨拶
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　どうも、吉澤準特です。
　
　MSとYahooの合併交渉がニュースで流れたと思ったら、
　翌日には物別れになったという続報も流れましたね。
　
　Yahoo創業者のMS嫌いは相当のものだとか。
　そのあたりの流れはコチラでご確認下さい。
　 → http://it-ura.seesaa.net/article/40989569.html
　

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　■　業界裏話　　　　：ペーパーレス化が紙の無駄遣いを増やす？
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　最近、ペーパーレスを進めている会社は多いですが、実際に紙資源の削
　減に結びついているところは、実はそれほど多くない気がします。
　
　
　ちょっと考えてください。
　
　ここに100ページ以上の決算報告書があるとします。PCのディスプレイで
　これを眺めるのと、紙に印刷した状態で眺めるのとでは、いったいどち
　らの方が読みやすいでしょうか。
　
　言うまでも無く紙媒体です。これは、前者がディスプレイという限られ
　た領域内でしか対象物を視認できないという制限があるのに対し、後者
　はその制限がありませんから、これは大量の資料を読むときには大きな
　ポイントになります。
　
　人というものは水のように低きに流れるもので、より簡単な手段があれ
　ば、そちらの方へ流されていきます。ディスプレイ上で眺めるよりも印
　刷したものを眺める方が楽というなら、当然、電子媒体をわざわざ印刷
　してから読むでしょう。
　
　もし、この報告書のマスター版が電子媒体しか存在しないとしたら、読
　み手の数だけ印刷される可能性があることになります。
　
　私の知っているいくつかの会社は完全なペーパーレスを進めましたが、
　その結果、前述した類の文書でプリンタの周りが溢れかえってしまった
　というところがありました。
　
　
　では、単純に印刷量の制限を行えば良いのでしょうか。
　
　それもちょっと違います。先に述べたように、紙に印刷する最大の理由
　は読みやすいからです。言い換えると、紙媒体を用いたほうが生産性が
　高まるから、ということになります。
　
　「生産性」と「コスト」（場合によっては環境への配慮）を天秤にかけ
　て、どの程度の制限が最も好ましいかを考えることが必要です。
　
　このプロセスを十分に行わずに電子文書化を進めてしまうと、それを管
　理するフェーズで絶対に綻びが生じます。
　
　
　もう一つ、完全に電子文書化によるペーパーレスを進めてしまうと、困
　ることがあります。
　
　それは、文書管理システムの障害や停電によって運用マニュアルの参照
　ができなくなることです。
　
　システム運用でトラブルが生じた際、規定のエスカレーションルールに
　したがって障害対応を行うと思いますが、従うべきルールや連絡先、対
　応手順書そのものが障害で参照できない場合、現場は混乱をきたしてし
　まうでしょう。
　
　
　最低限、紙媒体で保持しなければならない文書をよくよく検討した上で、
　ペーパーレス化を進めましょうね。