外資系コンサルのビジネス文書作成術

「外資系コンサルが扱う書類」と聞くと、PowerPointで華麗にお絵かきされたチャートやExcelで緻密に関数処理されたワークシートを思い浮かべる読者も多いでしょう。しかし、日々のビジネスを支えているのはWordで作成した文書です。何か新しいことを提案するのにPowerPointは有効ですし、複雑なデータをわかりやすくまとめるのにExcelは役立ちますが、文書管理の視点から、「フォーマルな業務文書はWordだ」と考える組織はとても多いです。

それほど重要なWord文書の作成法を体系的に学んだ人はほとんどいません。見よう見まねで作成する、過去に誰かが作成したテンプレートを上書きすることが繰り返され、Word文書はどんどん見にくく、読みづらい存在になっています。その結果、「Word文書は扱いにくい」という認識を多くの人が持つようになりました。

Word文書にはPowerPointにもExcelにもない、それ自体で相手の納得を引き出す力があります。しかし、そのことをあなたの周囲も、あなた自身も真に理解していると断言できるでしょうか。

累計数十万部を数える「外資系〜シリーズ」には、パワーポイント向けの「スライド作成術」、エクセル向けの「Excel作成術」があります。しかし、ワード向けの本は存在しませんでした。

これはチャンスです。ルールさえ知ってしまえば、Word文書を自在に操ることは、実は難しくありません。本書では私がコンサルタントに指導しているWord文書作成メソッド、「伝わる文書を書くロジック」と「効率よく作成するWord機能の使い方」を解説しています。優れたWord文書を効率よく作成する方法を知り、適材適所でビジネス文書を作り分ける術を自分のものにしましょう。

※書籍で「ビジネス文書作成レベル診断」を行うことができます。

●書籍概要------------------------------------------------------------

『外資系コンサルのビジネス文書作成術』
〜ロジカルシンキングと文章術によるWord文書の作り方〜
https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776

★PowerPoint、Excelに続き、Wordの作成術がついに登場
★診断結果から、本書のどのページを読めばよいかわかります
★「ビジネス文書の構造」と「Wordの機能」を図解で紐づけたありそうでなかった文書作成術です
★ビジネス書に必要な日本語の使い方を図解し、「読んでわかる」→「見ればわかる」ようにライティング技術を解説
★Wordのキラーコンテンツ「議事録」の書き方・レビュー観点をシンプルなのに詳しく具体的に解説

【１．ストラクチャー〜論理構造を組み立てる〜】

・文書の目的をはっきりさせる２つのルール

→文書を作る前にWHO、WHAT、WHYを決める
→３段階でレビューを受ける

・ロジックを組み立てる６つのルール

→PREPで論点をまとめる
→主観と客観のPREPを使いわける
→ロジカルシンキングでPREPを作る
→ラテラルシンキングでPREPを作る
→クリティカルシンキングでPREPを作る
→アウトラインと見出しでコンテンツを構造化する

【２．スタイル〜体裁を整える〜】

・更新しやすい文書を最初から作る

→ヘッダー／フッターで文書のレイアウトを揃える
→インデントとタブで文章位置を調整する
→書式をスタイルでグループ化する
→スタイルを使いこなす：段落／文字／リスト／表

・推奨しない表記を避ける

→環境依存文字を使わない
→全角と半角の表記ゆれがない文章を書く
→送りがなにルールを設ける
→カタカナ語句は音引きを省かない

・正しく記号を使い分ける

→カッコを使いわける
→区分記号を使いわける
→強調記号を使いわける

【３．センテンス〜文章を整理する〜】

・言葉を簡単にする

→一般的な表現を使う
→明確な表現を使う
→文体を統一する
→トートロジーを削る
→「〜を行う」を多用しない
→受け身を多用しない

・構造を単純にする

→長くない一文で表す
→接続詞と指示語を多用しない
→前提を明示する
→主語を明示する
→主語と述語を近づける
→校正機能を利用する

【４．スキーマ〜図表を活用する〜】

・Wordで図表を使う

→単純な図はWordで作る
→単純なマトリクスと集計表はWordで作る
→Excel、PowerPointを組み合わせる
→図表番号、相互参照を使う

・チャートとグラフを使いこなす

→チャートを使いわける
→グラフを使いわける
→図形にルールを設ける

・色を使いわける

→最初は色を使わずに作る
→強調・基本・極薄のベースカラーを決める
→相手に合わせてベースカラーを使いわける

【巻末付録〜議事録の作成〜】

・Wordで議事録を書く

・議事録作成をシミュレーションする

 

紹介用のPDFはこちらからどうぞ。

→ダウンロードリンク

 

以上。