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2017年03月29日

【3万時間でたどり着いた文章術】 読みやすい資料を作るための6つのルール
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ビジネスシーンで用いられる実践的でわかりやすい資料は、一定のルールを満たしています。ドキュメントの読みやすさは、ロジック(ストラクチャー)/書式(スタイル)/図表(スキーマ)によるところが大きいですが、何よりも「文章術(センテンス)」の出来の良し悪しは目につきやすく、資料作成の力量が問われます。

あなたにそのつもりがなくても、相手の誤解や認識不足を招いてしまいかねない言葉は用いません。難しい表現、あいまいで抽象的な表現はできるだけ避けます。文法が正しくとも、言葉と言葉のつながりがわかりにくくなるほど長い文章は、適度なボリュームに切り分けることも必要です。

センテンスがわかりやすい文書は、「言葉を簡単にする」ための6つのルールを実践しています。

1.一般的な表現を使う

カタカナ語句の多用は、あなたの表現力の弱さを読み手に感じさせ、文章の質を損ないます。社内ではカタカナ語句が飛び交う外資系企業でも、対外的に提出する文書では乱用しません。ただし、海外とのやりとりが多い部門や、業界標準の多くが海外で決まる世界(IT業界など)では、避けようもなくカタカナ語句が溢れています。そうした言葉を組織の人々で共有するためのやり方として、用語集を作ることを推奨します。

「〜性/〜的/〜化」の接尾辞を持った熟語を減らし、文として説明するように書き換えると、漢字の比率が下がり、読みやすくなります。ビジネス文書に書きなれると、文字数を節約するために熟語を多用しがちです。本文中にこうした熟語を用いる際は、「熟語化を避けた方が読みやすくなるか」を自問し、もしYesなら、熟語の使用はやめましょう。

形式名詞/副詞/接続詞/補助用言/複合動詞は読みやすさの点から漢字にひらきます。ビジネスの現場でよく登場する「ひらく」漢字はだいたい決まっています。たとえば、副詞なら以下の通りです。一般的には30%、ビジネス文書なら40%以下の漢字率を目指します。

予め → あらかじめ準備しておく
一層 → いっそう磨きがかかる
如何に → いかに解決するかを考える
所謂 → いわゆる正攻法ではダメだ
殊更 → 酒にはことさら弱い
暫く → しばらく飲み会は控える
直ぐに → すぐに医者へ行く
唯 → ただひたすら痛みに耐える
兎に角 → とにかく禁酒を勧められる
取り敢えず → とりあえず忠告に従う
尚更 → なおさら酒が飲みたくなる
正に → まさに蛇の生殺しだ
先ず → まず食生活から改善しよう
専ら → 夕食はもっぱら豆腐だけだ
素より → もとよりトンカツは食べない

また、「似て非なる漢字を使った言葉」での誤用は目立ちます。以下に示す言葉の使い分けを厳密に行えていれば、それだけでも文章の質は高まります。

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2.明確な表現を使う

あいまいな表現を用いると、相手の勘違いを招きます。勘違いは混乱や手戻りにつながり、悪くすればビジネスを頓挫させてしまいます。人によって捉え方が異なる表現は避けて、数字や具体的な表現を用います。

誰かに聞いた話(伝聞)、あなたが想像した話(推量)は事実とは言えません。ビジネス文書では、事実ではない情報を極力排除します。あなたの意見が求められる場合に限り、推測にもとづく内容も伝えます。

・自分の意見が強い場合は能動的、一般的な考えである場合は受動的に表現する。
・推量表現を英訳する場合は以下の確率を目安にする。
Most likely    :90%
Probably     :80%
Likely :50%
Maybe / Perhaps :30%
Possibly    :10%

期限と度合を表す言葉で認識違いが起きると、致命的なミスになりかねません。必ず具体的な数字を使って記述します。

コストとボリュームに関する情報は具体的な数値を使って説明すると説得力が大きく増します。たとえば、「このシステムを導入すると業務効率が向上して新規事業に取り組む余裕がでます」と言われるより、「今まで10人でやっていた事務作業が5人で済むようになり、残りの5人分で新規事業に取り組むことができるようになります」と言われた方が、具体的な効果をイメージすることができます。

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3.文体を統一する

日本語で書かれるビジネス文書は、敬体/常体のいずれかで記述します。敬体とは「です/ます」調の文章です。この文章も敬体で書かれています。常体は「である/だ」調の文章です。常体表記の方が短い文字数で表現できるため、特に決まっていないのであれば、ビジネス文書の本文レベルは常体で表現します。

何かを相手に依頼したり、自分側の落ち度を謝るときには、本文を敬体にすべきです。敬体は柔和な印象を漂わせ、指示や依頼が持つプレッシャーを和らげる効果があります。「一方的に押しつけられた」と相手に思わせないための工夫です。社外向け文書についても同様で、相手に一方的なプレッシャーを与えないために敬体で書きます。

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4.トートロジーを削る

トートロジー(Tautology)とは、文章の知的レベルを損ない、文書の内容自体に疑いを持たせかねない、誤った重複表現です。見つけたらすぐに書き改めます。単純なものとして、「白い白馬」や「頭痛が痛い」のように、言葉同士で同じ意味を持つものを組み合わせてしまう「同語反復」があります。同語反復に気づいてしまった人はそれが頭の中に引っかかり、几帳面な性格の相手なら議論が脱線してしまうこともあるでしょう。話に集中してもらうために、同語反復は文書の中から排除しましょう。

同語反復よりも見つけにくく内容面で致命的なのが、理由と結論が繰り返されている「同義循環」です。たとえば、「右とは左の反対である」と「左とは右の反対である」はいずれも正しい定義ですが、両者を同時に扱うと同義循環になります。

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5.「〜を行う」を多用しない

検討を行う、調整を行う、設定を行う……気づけばつい使っている「〜を行う」という表現は、名詞にくっつけるだけで動詞に早変わりします。便利ですが、使い過ぎると文章を稚拙でわかりにくくする原因になります。たとえば、「処理を行う」という文は「処理する」と1語で表すとシンプルになります。「Aする」と書ける部分を「Aを行う」と表すことで、助詞の「を」が増えます。こうした表現が増えるほど、文中に登場する「を」の数が増し、文のリズムを狂わせます。目安として、1つの文で許容する「行う」は2語までとし、それを超えるものは動詞1語で書き表すことにします。

前提や仮説を含めて書くビジネス文書は多く、文中には名詞との組み合わせで「可能だ」という表現が頻出します。しかし、この表現が文中に何度も出てくると漢字比率が高くなり、格式ばった文章に見えがちです。そこで「可能だ」→「できる」と書き改め、文を読みやすくします。 「来週までに提出可能だ」は「提出できる」と書き換えます。

「可能だ」と並んでビジネス文書頻出の表現が「必要だ」です。これも「すべきだ」と書き換えることで文を読みやすくできます。たとえば、「修正が必要だ」→「修正すべきだ」と改めることができます。

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6.受け身を多用しない

受け身とは「れる」「られる」といった受動態で表現するさまを意味します。「会議を開く」を受動態で表現すると「会議が開かれる」になります。

受け身表現で文章を書くと、主語にすべき言葉がぼかされ、主体者不在のような印象を読み手に与えます。受け身が多く使われている文書を読むと、「他人事のように書いている」と思わせてしまうリスクがあります。

受け身同様、主体者不在と捉えられやすい表現に「せる」「させる」があります。この言葉は、相手に何かをさせる場合に用いる使役表現です。

@「わかりました、改善させます」
A「わかりました、改善します」

両者を比べると、@よりもAの方が積極性を感じられます。自分が代表して意見を述べる場面では、Aの表現を用いて主体性を示します。

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わかりやすい文章を作る方法はこれだけではありません。相手へ誤解なく情報が伝わる文章は、例外なく構造が単純です。これについても次の6つのセンテンスルールが存在します。

7.長くない一文で表す
→長文が続く文章はビジネス文書に向かない
→一文の文字数は100字、それ以上は分割する

8.接続詞と指示語を多用しない
→長文を避けて短文を多用しても読みにくい
→文のつなぎ目では接続詞をできるだけ使わない
→指示語を多用する文章は読みにくい
→指示語は具体的な内容に置き換える

9.前提を明示する
→人によって理解度は違う
→主張を理解してもらうための前提を示す

10.主語を明示する
→主語のない文は勘違いのもと
→主語を省略しても許される唯一の例外:「私」が主語
→主語と述語のずれを防ぐ
→主語と述語だけをつなげてみる

11.主語と述語を近づける
→主語と述語が離れると複数の解釈ができてしまう
→主語と述語を近づけて解釈を迷わせない

12.校正機能を利用する
→オートコレクトを絞りこむ
→言葉のゆらぎ/文法の謝りを修正する
→スペルミスを修正する
→読みやすさを自動的に定量評価する
→文章の修正経緯を変更履歴で辿る

先に取り上げた1〜6についても、もっと踏み込んで具体的に説明できますが、いずれもコンテンツのボリュームが大きいため、詳細な解説は外資系コンサルのビジネス文書作成術』(東洋経済新報社)をご覧ください。センテンスのルールだけではなく、ロジカルシンキングにもとづくコンテンツ構造を作るルール(ストラクチャー)、使いやすくて見やすい書式設定のルール(スタイル)、チャートとグラフをわかりやすく表現するルール(スキーマ)についても図解しています。

posted by 吉澤準特 at 05:07 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2017年03月25日

外資系コンサルのビジネス文書作成術
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「外資系コンサルが扱う書類」と聞くと、PowerPointで華麗にお絵かきされたチャートやExcelで緻密に関数処理されたワークシートを思い浮かべる読者も多いでしょう。しかし、日々のビジネスを支えているのはWordで作成した文書です。何か新しいことを提案するのにPowerPointは有効ですし、複雑なデータをわかりやすくまとめるのにExcelは役立ちますが、文書管理の視点から、「フォーマルな業務文書はWordだ」と考える組織はとても多いです。

それほど重要なWord文書の作成法を体系的に学んだ人はほとんどいません。見よう見まねで作成する、過去に誰かが作成したテンプレートを上書きすることが繰り返され、Word文書はどんどん見にくく、読みづらい存在になっています。その結果、「Word文書は扱いにくい」という認識を多くの人が持つようになりました。

Word文書にはPowerPointにもExcelにもない、それ自体で相手の納得を引き出す力があります。しかし、そのことをあなたの周囲も、あなた自身も真に理解していると断言できるでしょうか。

累計数十万部を数える「外資系〜シリーズ」には、パワーポイント向けの「スライド作成術」、エクセル向けの「Excel作成術」があります。しかし、ワード向けの本は存在しませんでした

これはチャンスです。ルールさえ知ってしまえば、Word文書を自在に操ることは、実は難しくありません。本書では私がコンサルタントに指導しているWord文書作成メソッド、「伝わる文書を書くロジック」と「効率よく作成するWord機能の使い方」を解説しています。優れたWord文書を効率よく作成する方法を知り、適材適所でビジネス文書を作り分ける術を自分のものにしましょう。

※書籍で「ビジネス文書作成レベル診断」を行うことができます。

●書籍概要------------------------------------------------------------

『外資系コンサルのビジネス文書作成術』
〜ロジカルシンキングと文章術によるWord文書の作り方〜
https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776

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★PowerPoint、Excelに続き、Wordの作成術がついに登場
★診断結果から、本書のどのページを読めばよいかわかります
★「ビジネス文書の構造」と「Wordの機能」を図解で紐づけたありそうでなかった文書作成術です
★ビジネス書に必要な日本語の使い方を図解し、「読んでわかる」→「見ればわかる」ようにライティング技術を解説
★Wordのキラーコンテンツ「議事録」の書き方・レビュー観点をシンプルなのに詳しく具体的に解説

【1.ストラクチャー〜論理構造を組み立てる〜】

・文書の目的をはっきりさせる2つのルール

→文書を作る前にWHO、WHAT、WHYを決める
→3段階でレビューを受ける

・ロジックを組み立てる6つのルール

→PREPで論点をまとめる
→主観と客観のPREPを使いわける
→ロジカルシンキングでPREPを作る
→ラテラルシンキングでPREPを作る
→クリティカルシンキングでPREPを作る
→アウトラインと見出しでコンテンツを構造化する

【2.スタイル〜体裁を整える〜】

・更新しやすい文書を最初から作る

→ヘッダー/フッターで文書のレイアウトを揃える
→インデントとタブで文章位置を調整する
→書式をスタイルでグループ化する
→スタイルを使いこなす:段落/文字/リスト/表

・推奨しない表記を避ける

→環境依存文字を使わない
→全角と半角の表記ゆれがない文章を書く
→送りがなにルールを設ける
→カタカナ語句は音引きを省かない

・正しく記号を使い分ける

→カッコを使いわける
→区分記号を使いわける
→強調記号を使いわける

【3.センテンス〜文章を整理する〜】

・言葉を簡単にする

→一般的な表現を使う
→明確な表現を使う
→文体を統一する
→トートロジーを削る
→「〜を行う」を多用しない
→受け身を多用しない

・構造を単純にする

→長くない一文で表す
→接続詞と指示語を多用しない
→前提を明示する
→主語を明示する
→主語と述語を近づける
→校正機能を利用する

【4.スキーマ〜図表を活用する〜】

・Wordで図表を使う

→単純な図はWordで作る
→単純なマトリクスと集計表はWordで作る
→Excel、PowerPointを組み合わせる
→図表番号、相互参照を使う

・チャートとグラフを使いこなす

→チャートを使いわける
→グラフを使いわける
→図形にルールを設ける

・色を使いわける

→最初は色を使わずに作る
→強調・基本・極薄のベースカラーを決める
→相手に合わせてベースカラーを使いわける

【巻末付録〜議事録の作成〜】

・Wordで議事録を書く

・議事録作成をシミュレーションする

 

紹介用のPDFはこちらからどうぞ。

ダウンロードリンク

 

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以上。

posted by 吉澤準特 at 03:37 | Comment(0) | プロフェッショナル仕事術

2017年03月13日

ITエンジニアのコミュ力
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IT業界に長く生きていると、様々なタイプの人に出会います。

コンピューターに向かい合う業界なので、技術に詳しい人が多いと思いきや、「技術的なことは大してわかりません」という人も数多くいました。そうした人はコミュニケーションスキルに長けた方が多く、ユーザーとの接点も多いため、クライアント側からは頼りにされます。

一方で、コミュニケーションベタが理由で、優れた能力を持っているのに「この人は頼りにならない」とネガティブなレッテルを貼られることもあります。「自分の理解できない説明ばかり」「知りたいことにピンポイントで答えてくれない」などの不満から、クライアント側で評価は低く、これが相手との信頼関係を損なって、本来は不要なコミュニケーションをどんどん求められるという構図に陥ります。

スキル本位のギークな世界であるはずが、「コミュニケーション」というスーツの世界に浸食されている状況を憂うITエンジニアは多いかもしれません。だったら、スーツの世界の武器を1つ手に入れてみればよいだけの話です。人と人とのコミュニケーションも、アプリ間のインターフェースと本質は変わりません。許可されているコマンドとオプションの数が多いだけです。

コミュニケーションのコマンド&オプションのバリエーションを覚える近道は、具体的なやりとりをたくさん見聞きして経験値というか熟練度を増やすことです。日々の仕事の中で経験してもよいですが、典型的なパターンを本から学ぶのも効率的でしょう。

私の手元にある『ITエンジニアとして生き残るための「対人力」の高め方』(日経BP社)では、次のケースが列挙されています。バッドケースとグッドケースが両方示されているので、理解しやすいです。

・相手のことは聞いてみなければわからない
・お客様のビジネス全体を意識して会話する
・自己満足の提案書を作らない
・聞き手を意識して話す
・相手が知りたいことに焦点を当てる
・相手が本当に知りたいことを考える
・「わかった気」にならずにもっと掘り下げる
・相手の事情も考慮して進め方を検討する
・相手の気持ちにも配慮する
・どうすればできるかを考えてみる
・何事も「自分ごと」で考える
・相手が受け入れやすい言い方をする
・相手が判断しやすい根拠を示す
・話しかけやすい人になる
・共感したうえで相手に考えさせてみる
・仕事の目的や全体像を伝える
・相手の「やる気のもと」を理解しておく
・相手が動きたくなる以来の仕方を考える 等

この本に謳われている『「他人ごと」を「自分ごと」にする』という姿勢は、ギーク・スーツ問わずに共通する必須のコミュニケーションスキルです。相手の状況を察して「自分があなたの立場にあったらこうします」という意見を持っている相手だからこそ、信頼を獲得することができるのです。

こうした事例を手元に置いてイメージトレーニングすることは、スーツの上を行くギークになる近道になるでしょう。

posted by 吉澤準特 at 01:28 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2016年11月30日

坂本竜馬がもしパワーポイントを使っていたら・・・ ビジネスパーソン必見
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「坂本竜馬がもしパワーポイントを使っていたら・・・」

そんな設定で作られた「薩長同盟のご提案」資料が、今、私の中で盛り上がっています。作ったのは、なんとマイクロソフト。自社サイトで公開されています。

素人が作ったお遊びのスライドではありません。全22ページ、下の抜粋を見てもらえばわかると思いますが、とてもクオリティが高く、「F5]を押してスライドショーで見ると、高度なテクニックの数々に度肝を抜かれます。

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坂本竜馬が、

・西郷隆盛と桂小五郎のディスカッションを移動中はメールとskypeミーティングでフォロー
・到着即同盟締結を実現するスピードプランを提案

というところは笑うところですが、笑えないくらいに関心してしまうのが、このパワーポイント資料の随所に盛り込まれたスライド作成テクニック。

「動画挿入」、「画面遷移」などで、私が今まで使ったことが無かった活用もあり、教材として大変参考になりました。このスライドとまったく同じように作ることができれば、人に指導できるレベルのスキルに達しているといえます。

しかも、このスライドはPowerPoint2016の最新機能「ズーム」を多用しており、これがとても効果的に使われています。

この資料をPowerPoint2016よりも前のバージョンで開くと、「まあうまくできているスライドだな」という感想で終わりますが、2016で開くと、「ズーム」機能が実に心地よく、画面遷移や図表のアニメーションも一線を画した振る舞いです。

PowerPoint2016があれば、ズームモーションで人気の高い「Prezi」はもう必要ない、といえるくらいです。Preziは「パワーポイント以来の革命」と呼ばれることもあるプレゼンツールですが、今度のPowerPoint2016は「Prezi以来の革命」と呼んでもよいくらいの出来だと思います。

このエントリーはマイクロソフトのステマではありませんが、もしあなたがPowerPoint2016をすでに持っているなら、是非この「薩長同盟のご提案」をダウンロードしてみてください。スライドショー(F5を押す)で最初から流すと驚きます。

ビジネス系のパワポ資料ばかりを作っている人は感動すること請け合いですよ。

posted by 吉澤準特 at 22:49 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2016年03月21日

会社に入って一番役立つスキルはいったいなにか?
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会社に入って一番役立つスキルはいったいなにか?

ロジカルシンキング、英語力、ファシリテーション。いろいろありそうですが、ほとんどの職種の人に共通して必要とされるスキルはそれほど多くありません。しかも、新入社員のうちから持っていた方が望ましいものという条件を付ければ、さらに絞り込まれます。

そうした厳選スキルの中で、私がもっともオススメするのは「資料作成」です。

上司・同僚・関係者へのホウレンソウ、会議における参加者との認識合わせなど、会社に入って覚える仕事では、直接話して相手に伝える方法と、資料を使って相手に伝える方法の両方を使います。

学生生活を通じて、相手に対して口頭でコミュニケーションする機会は無数にありますが、資料を使ってコミュニケーションすることは多くありません。しかも、ゼミや研究室の活動で作成するレポートなどは、ビジネスシーンにおける資料とは性質が異なるため、作り方も全然違います。

つまり、会社に入った直後、ビジネス用の資料作成スキルに秀でた人間はほとんどいません。そして、自分の周囲に資料作成スキルの高い人がいない限り、どうやって高品質なビジネス資料を作ればよいのか教わる機会はありません。

自分の周りにそういう機会が少ないなら、そういう機会に恵まれたところで何を教わることができるのか、調べてみればよいのです。私が今回執筆した「マンガでやさしくわかる資料作成の基本」という本は、まさしくそれを追体験できる仕組みにしています。

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資料作成というものを学生時代には全然やってこなかった主人公が、社会人1年目で徐々に覚えていく様を通じて、読者の方々にもその成長を実感できるようにしています。

あなたがどんな資料作成タイプなのかを診断できるシートもついています。オンライン上にも用意しているので、まずはそちらであなたのタイプを調べてみると面白いですよ。

『あなたのビジネス資料作成レベル診断』
http://www.canter.jp/it-ura/doc_skill_check/

posted by 吉澤準特 at 01:52 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2016年02月14日

資料作成を勘違いしている人へ贈る、3つの基本
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あなたがビジネスパーソンであれ、学生であれ、誰かに見てもらうための資料を作るのであれば、ぜひ、これから書くことを意識してほしいのです。

というのも、ここのところ立て続けに「どうしてこうなった?」と頭を抱えてしまう資料に出会ってしまったからです。いずれの資料も、言いたいことはなんとなく分かりますし、こちらに求めていることもそれとなく分かりました。でも、それらの資料は私が分かっただけでは十分ではなくて、部長や役員などの意思決定ができる人にも納得してもらう必要があったのです。そして、そうした肝心の人たちには納得してもらえませんでした。

どうして自分の言っていることを受け入れてもらえないのでしょう。説明する直前までは、「この資料で説明すれば納得してもらえる」という可能性を考えていたわけですよね。

でもダメだった。原因はいくつかあるでしょう。

■原因A:
「運が悪かった」

まれにこういうことはあります。相手の機嫌が悪くて、何を言っても「No」と反応される。こういうときはどうしようもありません。また、相手の都合がよく変わり、全然説明する時間がなかったということもあります。対処方法はあるものの、資料そのものが悪かったわけではありません。

■原因B:
「もう決断された後だった」

相手が心づもりを決めてしまったのなら、どんなに分かりやすい資料を用意しても説得は困難です。これも資料自体が悪かったわけではありません。

■原因C:
「資料の情報が足りなかった」
「自分の考え方が浅かった」
「相手の理解力が足りていなかった」
その他もろもろ

上記2つ以外は、資料作成のやり方に問題があったからです。相手の理解力云々で愚痴を言いたくなる場面もあるでしょうが、それもあなたの作る資料の構成次第で改善が見込めます。少なくない人がこの原因を軽視したり、対策を見誤っていますが、勘違いをしてはいけません。大半はあなたの「準備不足」や「一方的な考え方」によって引き起こされているものです。根本的な資料作成の段取りを見直すべきです。


最初に触れた「どうしてこうなった?」と思ってしまう資料は、すべて原因Cによる失敗でした。でも、これら原因は、資料作成の一番最初にやるべきことを押さえておけば、多くを避けることができます。それをやっていないために資料の作り直しで無駄な時間を費やす人たちをここ最近多く見てきたので、改めて注意を促します。


【資料作成の基本1】
WHO: 誰のためにつくる資料なのかを決める

業務の効率性を高めるITシステムを導入する場合であれば、投資判断をする人は費用と効果の情報を知りたがりますが、実務を担当する人はその使い方と作業の軽減度合を知りたいと考えます。

最終的にその資料を誰に見せるのか、それが決まれば資料の立てつけも決まるのです。


【資料作成の基本2】
WHAT: 何のためにつくる資料なのかを決める

単なる情報共有なのか、相手に意思決定をしてほしいのか、その違いによって資料のつくり方は変わってきます。たとえば、情報共有を目的とした資料は、最初に報告要旨(サマリー)をつけること。その部分だけを読んでも概要を判断できる構成は、読み手の時間を節約するので喜ばれます。

逆の場合もあります。大まかな理解ではなく、細部も把握しておきたいと考える相手であれば、エクセルを使って明細表を用意してあると喜ばれます。

資料を使って相手に何をしてほしいのかを最初に決めておけば、資料フォーマットと内容構成も自然に決まるものです。


【資料作成の基本3】
WHY: 基本1と2の組み合わせが正しいことを確認する

資料を作るのであれば、ねらい(WHAT)に対して最も効果的に行動してくれる相手(WHO)に向けて作るべきです。

たとえば、営業システムの提案だから営業部長向けに提案書を作ったのに、情報システム部長の判断の方が優先されて不採用となったという失敗話は、設定した「ねらい」と「相手」がかみ合っておらず、資料のロジックに妥当性が欠けているために起きます。

資料作成を進めるうちに新しいキーパーソンの存在が判明した場合には、WHOにその人物を含め、資料内容に修正を加えなければなりません。

 

資料とは、何かを確認したり判断するための材料であり、誰かに活用してもらうために作るものです。

資料作りなんて時間をかける必要はない、業務や議論の中で役に立つ最低限のレベルで十分、そう考える人は多いでしょうし、私もそう思います。しかし、世の中にはその最低限のレベルにさえ達していない資料がとても多いのです。

資料作成で最初にやることは何であるかと尋ねたとき、多くの人は「内容を考えること」だと答える。間違ってはいないが、具体的にどうするのかさらに尋ねると、「パワーポイントを開いて目次を作り始める」、「エクセルを開いて表を作り始める」といった資料そのものを作る行為を述べる人が少なくない。

しかし、この考え方は完全に間違っています。

資料作成に取り掛かった段階で多くの人が経験する非常に残念なトラブルは、作成者の勝手な思い込みで、依頼した側が意図しない形で資料が作成されてしまうことです。
資料作成側の努力によってこうしたトラブルを避けるためには、作成依頼を受けた時点で、「相手に資料を見せる時にはどのような形になっていれば良いか」を確かめておく必要があります。

このエントリーで取り上げた3つの基本を守ってもらえるだけで、相手が歩み寄って理解してくれる資料に近付きます。

まったく複雑なことではありませんが、資料の方向性を決めるこの段取りを疎かにすると、資料の真の読み手との間のズレがどんどん開いていき、やり直しを要求される範囲がぐんぐん拡大していきます。それだけは避けましょう。

参考までに、私が実践している資料作成時のコツをリンク先に列挙しておきます。

『外資系コンサルの資料作成術を鵜呑みにしてはいけない』
http://it-ura.seesaa.net/article/403001958.html

私の周りにいる人だけではなく、これから社会人としてビジネスの現場に出てくる新入社員、就活に勤しんでいる学生の方々にもぜひ知っておいてほしいです。そして、少しでも無駄な資料作成の時間を減らして、労働時間を減らしてください。

posted by 吉澤準特 at 23:10 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2015年10月20日

仕事がときめく資料の作り方
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これまでに何万枚もの資料を作成してきましたが、「この資料は見た目がクールだ!」と実感できる、見ているだけでワクワクするものを作れたときには、ステークホルダーからあっさりと期待通りの結論を得ることができていました。

一方で、「なんだか見た目が気に入らない」と思う資料を使っての説明は、いつも苦戦しながらだったように思えます。

その理由を自分なりに考えてみると、良い結果・悪い結果の分かれ目は「その資料にときめきを感じるかどうか」でした。たしかに、見た目が美麗・すっきりまとまっているといった資料が目の前に出てきたら、「分かりやすい資料かも?」とポジティブなバイアスで捉えてしまう人が多いでしょう。

数年前に「ときめき」をキーワードにした片づけ術が世を席巻しましたが、仕事における資料作成でも「ときめき」がカギになる場面があるなぁ、と改めて認識した次第です。

そこで、私がこれまで実践してきた資料作成の王道手法の中から、「ときめく資料」を作成するために使えるテクニックをまとめておこうと思います。

 

【ときめく資料の王道】#1 カラー

ときめく資料になるかどうかの80%(個人的感想)はカラーで決まります。

たとえば、以下のリンク先にあるパワーポイントを見てください。フォントカラーを濃緑色に統一して作成されたスライドです。これの表紙スライドだけを見て、あなたはワクワクできるでしょうか。

それではこのスライドの表紙を見て、あなたはワクワクできるでしょうか。

私は後者の方がワクワクできました。多くの人もそうだと思います。一見するとフォントや文字の配置が原因だと思えたりもするのですが、実際に上記のスライドの文字が1つめに取り上げたスライドで使われた緑色であったら、と想像してみてください。

※色を変更したバージョンのアップは省略します

なぜ色使いだけで感じ方に大きなインパクトがあるのか。それは、最初のスライドが「混色系」で、次のスライドが「顕色系」で描かれているからです。

混色系は、Web上での色指定でおなじみのRGB形式(色を全部足すと白)や、印刷時のプリンタインク指定で登場するCMY形式(色を全部足すと黒)があります。

一方で顕色系には、マンセル表色系などがよく知られています。これらの色の違いとそのインパクトについては以下のスライドが詳しく説明していました。

フォントの設定や図形・グラフの使いこなし、余白やレイアウトの工夫も重要ですし、一般的なビジネス資料を作るだけなら、まずそちらから定石を学んだ方が良いと思います。

ですが、まずは色使いを理解するところから入った方が「ときめく」資料を作る早道だとだと私は考えます。それほどまでにカラー設定の違いから受けるワクワク感のあり無しは大きい、というのが個人的感想です。

ちなみに、パワーポイントなどのオフィス製品ではRGB形式で色を指定するしかありませんから、マンセル表色系をなんとかRGB形式に変換しなければ使いこなすことができません。

これについては以下のサイトが変換表を公開されているので、参考にしてみることをお勧めします。

『マンセル色見本表(マンセル表色系)一覧表』
http://www9.plala.or.jp/minordaimyo/mcs.html

posted by 吉澤準特 at 07:05 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年09月19日

仕事を効率化する15の(人を)動かす技術
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前々々回エントリー前々回エントリー前回エントリーに引き続き、「外資系コンサルの仕事を片づける技術」をベースにして、類書にどんな仕事術のコツが書かれているかを整理してみました。対象としたのは、世の中で比較的よく読まれている仕事術の本(ベストセラー)です。

<比較するベストセラーの仕事術の本>
・99%の人がしていないたった1%のコツ
・あたりまえだけどなかなかできない仕事のルール
・一瞬で大切なことを伝える技術
・入社1年目の教科書

※仕事を効率的にこなしたいと思う人はたくさんいると思います。そうしたニーズを受けて、世の中には仕事術の本がたくさん出回っているわけですが、本によって書かれていることに違いがあります。そこで類書と比較しながら、頻出のコツはなんであるかを調べました。

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【動かすスキル編】

<分類:基本姿勢>
★★★
・目的とゴールを参加者へ周知してから会議をはじめる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→目的とゴールを事前に共有する
→会議の趣旨を明確にする
→シナリオを考え時間を区切る(進行管理)
→会議の準備、本番、フォローは1:1:1になるように手間をかける

★★
・あいまいな判断で会議を終わらせない
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→会議後のアクションはその場で決める
→必要以上に摩擦を恐れない
→プレゼン者は簡潔に説明し、最後まで聞く
→質問前にみんなで3分考える
→論点に影響しない付加価値のない発言で終わらせずに賛否をはっきりさせる
→決を採る方法を曖昧にせず決めておく

★★
・意見を出しやすい雰囲気をつくる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→小グループで話し合い、代表者に発言を集約してもらうことで、身内で論点をまとめてもらう
→ホワイトボード、フリップチャートを使って論点を明確にする


・上司の目線でやるべきことを考える

<分類:議論の進め方>
★★
・仕事を頼む時には依頼と期待を伝える
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→人には動いてもらう→プロは期待に応える

★★
・反論するには、相手の理を認めた上で妥協案を添えて問いかける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→反論を伝えるときは代案を添える
→目上の人の意見への反論は「あえて言わせてください」と前置いて話す


・結論を言わせて当事者意識を持たせる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→相手に結論を言わせる


・会議が脱線しないようにファシリテートする
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→話題を脱線させない
→誰に対しても平等に扱う
→勝手にしゃべらせない


・相手のコミュニケーションタイプに応じて対応スタイルを変える
(実用/低リスク/こだわり/協調)

(類書にも書かれていた関連するコツ)
→席順に配慮する(対話しやすい位置関係)
→多重人格になる→相手に合わせて性格を変える

<分類:議事録の作り方>
★★★
・議事録は率先して書き、当日中にレビュー依頼を出席者に出す
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→議事録は当日出す
→頼まれなくとも議事録を書く

★★★
・議事録は分かりやすい表現でシンプルに書く

★★
・議事録は時系列ではなく議題単位で整理する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→議事録は時系列で書かない

<分類:BATNA/ZOPA>
★★
・事前に反対意見を確認して対策を立てる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→根回しをする
→反対意見を事前確認して対策を立てる

★★
・相手のKOFを避けて落とし所を受け入れさせる


・ハイボールを投げて相手の出方を伺う

posted by 吉澤準特 at 23:14 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

仕事を効率化する10の段取る技術
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前々回エントリー前回エントリーに引き続き、「外資系コンサルの仕事を片づける技術」をベースにして、類書にどんな仕事術のコツが書かれているかを整理してみました。対象としたのは、世の中で比較的よく読まれている仕事術の本(ベストセラー)です。

<比較するベストセラーの仕事術の本>
・99%の人がしていないたった1%のコツ
・あたりまえだけどなかなかできない仕事のルール
・一瞬で大切なことを伝える技術
・入社1年目の教科書

※仕事を効率的にこなしたいと思う人はたくさんいると思います。そうしたニーズを受けて、世の中には仕事術の本がたくさん出回っているわけですが、本によって書かれていることに違いがあります。そこで類書と比較しながら、頻出のコツはなんであるかを調べました。

_

【段取るスキル編】

<分類:基本姿勢>
★★★
・ToDoリストを毎日更新する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→毎日ToDoリストを作る

★★★
・仕事の所要時間は頭に思い浮かんだ倍の時間を想定する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→他人の時間を無駄にしない
→自分の能力以上に仕事を引き受けない
→締切は絶対に守る
→頼まれたことは必ずやりとげる

★★
・作業の本質を理解して+αをやる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→全体のシナリオを作成する(資料作成)

<分類:作業の効率化>
★★★
・資料は骨子レベルでレビューしてもらう
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→早め早めにチェックを受ける
→50点でいいから早く出す

★★★
・10分調べてもわからなかったらほかの人に聞く
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→一人で抱えず、自力で検討が難しくなったら他人を頼る

★★
・繰り返し発生する作業はルーチン化する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→単純な作業はあらかじめ仕組化しておく

<分類:GTD>
★★★
・仕事は「着手する個々の作業」に分解する

★★★
・時間のかからない依頼はすぐに対応する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→メールはすぐに返信する、すぐやる
→頼まれたものはすぐやろう
→返事は当日中にする
→判断は素早く行う
→メールは24時間以内に出す

★★
・リードタイムと期限から作業の取組順序を決める
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→優先順位を決める
→作業時間を逆算して取り組もう
→自分の予定を正直に周りに伝えて、時間調整のコンセンサスを得る
→何のためにやる作業なのかを確認して作業優先順位や付加作業の必要性を判断する
→人との面会時間の調整(アポ取り)を優先的に着手する
→相手の時間を先に抑える、資料準備の期限が早期に明確になることで作業効率が上がる

★★
・アナログとデジタルでGTDを簡単にする

posted by 吉澤準特 at 19:07 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年09月17日

仕事を効率化する13の伝える技術
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前回エントリーに引き続き、「外資系コンサルの仕事を片づける技術」をベースにして、類書にどんな仕事術のコツが書かれているかを整理してみました。対象としたのは、世の中で比較的よく読まれている仕事術の本(ベストセラー)です。

<比較するベストセラーの仕事術の本>
・99%の人がしていないたった1%のコツ
・あたりまえだけどなかなかできない仕事のルール
・一瞬で大切なことを伝える技術
・入社1年目の教科書

※仕事を効率的にこなしたいと思う人はたくさんいると思います。そうしたニーズを受けて、世の中には仕事術の本がたくさん出回っているわけですが、本によって書かれていることに違いがあります。そこで類書と比較しながら、頻出のコツはなんであるかを調べました。

_

【伝えるスキル編】

<分類:基本姿勢>
★★★
・伝える内容は小分け&シンプルにする
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→一番伝えたいこと(結論)を短く伝える
→一度に伝えることは1つに絞る
→段落ごとに区切って伝える
→一番大きな理由を伝える
→相手の理解力の壁を下げるために一番大切なことをはっきりさせる

★★
・メールでは一歩踏み込んで内容を伝える
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→一歩踏み込んだ内容になる
→メールの往復を防ぐ
→情報は整理してから伝える
→伝えたいことを短冊にして端的に伝える
→話すことで考える
→自分で整理したメモを見せながら質問をする。


・改善目標と現状の制約を整理してから相談する
→自分の中の過去を捨て、ゼロベースで最適な選択肢を探す

<分類:情報の伝え方>
★★★
・名前を呼び掛けてから伝える
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→宛先を明確にする

★★★
・選択肢ごとの違いをハッキリさせる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→重み(内容の重要性)と差(選択肢感の軽重)で話す
→取り得る選択肢を比較して重要度の差をはっきりさせる

★★
・空中戦を避けて具体的に確認する
→ホワイトボードを使う

<分類:資料の作り方>
★★★
・説明を聞かなければ分からない資料は作らない
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→パターンを頭に入れる
→相手に伝わりやすいフォーマットを使う
→プレゼンテーションには必ず文章で要点を添える

★★
・パワポの資料はアウトライン記述法
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→中央揃え、フォント合わせだけでも行う
→空白と文字は3:7にする
→左から右、上から下に流れるよう資料をつくる

★★
・メールの件名だけで内容と緊急度が伝わるようにする
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→メールの件名を工夫する

★★
・やりとりは必ず証跡を残し、メールと口頭で確認する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→メール証跡を残す
→優先順位は対面→電話→メールで伝える
→連絡はメールと電話の両方を使う
→メールだけだと勘違いのもとになる

<分類:PAC思考>
★★★
・最終的な目的を共有する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→夢をかなえる(目的を達成する)具体的な着手アプローチを設定する
→全体のシナリオを作成する(資料作成)
→目的を考える

★★★
・前提/仮定/結論に分けて論理の飛躍を見つける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→定量、定性、事実で説明
→論理性のある根拠(定量、定性)で説明する
→自分以外の権威者の意見を活用する
→ファクト(行動と結果)を信用する

★★
・結論は必要最小限の前提とともに示す(口頭、メール、資料すべて共通)
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→定量、定性、事実で説明
→報告書は最初に結論を書く
→聞かれたことを最初に答える
→相手と情報レベルをそろえる
→要点を先に言う
→メールも結論を最初に書く
→結論から伝える
→結論から先に伝える
→結論に必要な前提だけを最初に伝える
→メールの文面は簡潔にして結論から先に示す。

以上です。

今回紹介した伝えるスキルの前提にあたる「仕事術の基礎編」と「聴くスキル編」については、以下リンクを参照して下さい。

『仕事術のベストセラーに学ぶ:仕事を効率化する7つの基礎、15の聴く技術』
http://it-ura.seesaa.net/article/374956921.html

posted by 吉澤準特 at 16:22 | Comment(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年09月16日

仕事を効率化する7つの基礎、15の聴く技術
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仕事を効率的にこなしたいと思う人はたくさんいると思います。そうしたニーズを受けて、世の中には仕事術の本がたくさん出回っているわけですが、本によって書かれていることに違いがあります。

そこで、「外資系コンサルの仕事を片づける技術」をベースにして、類書にどんなことが書かれているかを整理してみました。対象としたのは、世の中で比較的よく読まれている仕事術の本(ベストセラー)です。

<比較元とする仕事術の本>
外資系コンサルの仕事を片づける技術

<比較するベストセラーの仕事術の本>
99%の人がしていないたった1%のコツ
あたりまえだけどなかなかできない仕事のルール
一瞬で大切なことを伝える技術
入社1年目の教科書

比較元の本には★印で仕事のスキルの難易度が明記されている(★★★:新人レベル、★★:中堅レベル、★:ベテランレベル)ので、それをベースとして、仕事術のベストセラー本に書かれているコツを列挙しています。この一覧を使って★印の多い順に自分の仕事のやり方の効率性を見直してみると良いとかと思います。

なお、それぞれの仕事のコツについて、具体的なやり方が気になった場合は、各書籍を直接読んでみてください。「内容は気になるけど、購入するのはちょっと・・・」と思っている人は、とりあえず、無料で1章分を読むことができる以下のダウンロードをお勧めします。

『外資系コンサルの仕事を片づける技術:特別抜粋版(1章+2章の一部)』
http://it-ura.up.seesaa.net/item/report_request_it-ura-011.htm

_

【仕事術の基礎編】

<分類:MECE>
★★★
・体系的に要素をならべる

★★★
・要素を重要度で比較する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→大事でないものは切り捨てる

<分類:ロジックツリー>
★★★
・一貫性を持って考える
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→流れるような説明をする:森、木、枝葉の順で話をする
→塊とつながりをはっきりさせる
→全体像を見てつなげる

★★★
・個別の意見と論理全体のルールをはっきりさせる


・ルールを疑う

<分類:インプット・プロセス・アウトプット(IPO)>
★★★
・あらゆる要素のインプット・アウトプット(関係性)とその強さをはっきりさせる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→つながりの向きと太さを明確にする

★★★
・アウトプットの形を意識してインプット情報を集める
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→情報を収集したらアウトプットする:自分に当てはめたらどうなるかを考える

_

【聴くスキル編】

<分類:基本姿勢>
★★★
・相手の話は最後まで聞く
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→話をかぶせない
→話したい誘惑を抑え、相手の話を最後まで聞く

★★★
・常にメモとペンを持ち歩き、相手の意見と自分の考えを書きとめる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→ToDo表、スケジュール表を扱うテクニックのページを参照させる
→メモをたくさんとる
→アイデアや注意点はすぐに書きこもう
→どんな場にもペンとメモを持参して要点を書きとめる

<分類:情報の引き出し方>
★★★
・自分なりの答えを持ってから質問する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→話をコンパクトに伝えるPAC思考のテクニックページを参照させる
→まず自分で答えを出してから相手に聞く

★★★
・相手の質問には正面から答える
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→尋ねられたことに正面から答え、質問が曖昧な場合はその意図を確かめる

★★
・相手の主張は理由と結果に分けて深掘りする
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→完成した仕事を追及する
→次に進められる形に整理してホウレンソウ
→相手が希望している選択が他と比べてどんな差があるかを明確にする

★★
・英語で情報収集する基礎を身につける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→まずは英語を素早く読めるようになる


・海外から発信される情報を活用する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→使う場面を強制的に作る

<分類:情報のまとめ方>
★★★
・得られた情報を事実と推測に分ける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→事実と推測を分ける

★★
・論理的な考察と主観的な感想を分ける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→論理と感情を分ける
→情報を調べるなら原典にあたれ
→グラフは恣意的な表現になっている

★★
・問題とリスクと課題に分けて管理する
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→課題と懸念事象を分けて考える

<分類:聴くタイミング>
★★★
・聞くタイミングに気を付ける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→聴くタイミングに気を付けよう
→相手の都合に配慮しつつ、緊急性を意識する

★★
・ちょっとした質問はチャットを使ってクイックにコミュニケーションする
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→チャットを利用する
→同時性がありながら履歴が残る

<分類:アクティブリスニング>
★★★
・相手の言い分を無条件で受けれる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→相手が一番言いたいことを聞き出す

★★
・うなづき、繰り返し、言い換えを用いる
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→会議をコントロールする
→うなづき、相槌で聞き手が会議を仕切る
→うなずき、繰り返し、言い換えを行う


・誘導尋問を避ける
(類書にも書かれていた関連するコツ)
→誘導尋問にしない

以上

posted by 吉澤準特 at 14:18 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年07月22日

【伝えるスキル】ご褒美がもらえなくても、「改善目標と制約条件を整理する」
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おっさんワンコの顔

後出しジャンケンって言葉がありますよね。飼い主の皆さんは、「それ、ずるいじゃーん!」って言いたくなるときに使っていると思いますが、僕ら犬もよく使っています。

たとえば、おやつの時間にデリシャスなご褒美フードを目の前に出されて、飼い主さんが「お手っ!」って叫んでいるとするじゃないですか。そしたら、僕ら犬はみんなお手をするんですよ、だってご褒美を食べたいもん。じゃあ、お手が出来たらご褒美をもらえるかというと、90%以上の確率で「もらえない」んですよ。

なぜか?

飼い主の皆さんとしては、「犬がお手をするのは当たり前」であって、「もっと難しいことができなければ、ご褒美をあげるに値しない」と考えているからなんです。だから、お座り、伏せ、待てのコンビネーションが成功しなければ、ご褒美をもらえません。

まあ、気持ちはわかるよ。お手くらいお猿さんだってできるし。それにお手が出来たくらいでご褒美にありつけるなんて甘い考えは、ドッグトレーナーさんに1か月缶詰で躾けられたときに捨て去りましたよ、あのつらい日々の中で・・・(遠い目)

それはともかく、コンビネーションが成功すればご褒美がもらえる、というのは、僕ら犬と飼い主の皆さんとの間で暗黙の了解になっているんですよ。だから、僕らはそれを信じて、目の前のご褒美を食べたい一心でコンビネーションを成功させるんです。

でもね、ときどきだけど、コンビネーションしただけじゃご褒美をもらえないことがあるんです。お手、お座り、伏せの華麗なコンビネーションをして、最後にじっと待っているんだけど、飼い主さんもじっとしたまま。

「???」

僕ら犬は察しの良い動物ですけど、いつもと同じようにやっているのに、こんな反応を飼い主さんにされたら、そりゃ大混乱しますよ。

「僕のやったことは何か間違ってた?他に何をしたらいいの?」

そう思って、伏せをしながら鼻をクンクン鳴らし始めると、「まだだよ〜、まだだよ〜」との謎の言葉を飼い主さんがつぶやくわけです。そして、あろうことか、僕の鼻の上にご褒美をそっと置いて、「まだだよ〜」とまた話しかけてくるのです。

な、なんなんですか!ワンコの鼻先は食べ物をのっけるためにあるんじゃないんですよ。勝手に置かないでください。それにこのままの姿勢だと、いつまでたってもご褒美のおやつを食べることができないじゃないですか。

これはもう我慢の限界ですっ、と鼻息を荒くしてつい立ち上がってしまったそのとき、「あ〜、あと10秒ガマンできたらおやつを倍にしたのになぁ」なんてビックリ発言を飼い主さんがしたんです。

僕ら犬には”衝撃の事実”ですよ。いつそんなルール決めたのさ。そんな話聞いてないし。僕は前回ご褒美をもらえたときと同じことをやったのに、どうしてそれだけじゃご褒美が出ないのさ!

こんなのは「後出しジャンケン」でしょ。最初に「今日は30秒待つことができたらご褒美あげる」って言ってくれれば、僕もそれを意識して我慢し続けることができたんです。

僕ら犬でさえふてくされてしまうほどのこの鬼畜の所業、もし飼い主の皆さんが働いている”会社”でやってしまったら、やられた相手はきっと不満を持つと思うんです。僕らのときはご褒美だったけど、一度仕事をお願いしておきながら、後になって「そうだ、この条件もおねがい」って言われることが何度も続いたら、「そういうのは先に言ってよ」って思うよね。

だから、そういうことを未然に防ぐためにも・・・

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/369614883.html

posted by 吉澤準特 at 10:03 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年07月10日

【動かすスキル】マーキング戦士たるもの、「相手の意見をベースに妥協案を探る」
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おっさんワンコの顔

飼い主の皆さんは当然知っていることだと思っとりますが、僕ら犬にとって何よりも大切なライフワークは”散歩”なんです。いやいや、ライフワークなんて横文字言葉じゃ生ぬるいですね、もはや”生きがい”です。

雨が降ろうが雪が降ろうが、台風や雷に見舞われようとも関係ありません。どうして散歩をするのかと聞かれたら、「そこに道があるから」と答えてしまうほどの情熱を持っているのが、僕ら犬の宿命(さだめ)なんです。

多くの犬がしのぎを削る散歩というものは、僕ら犬にとって戦場でもあります。毎日刻々と変わるナワバリの状況を頭に叩き込みつつ、自分のナワバリをいかに効率的に広げていくかを考えながら尻尾をフリフリ歩むその姿は、まさに”マーキング戦士”であります。

しかし、僕ら犬のように立派なマーキング戦士としての自覚を、飼い主の皆さんは持っていないように思えるんですよね。だって、僕らが練りに練った戦略に基づく本日の散歩コースを、飼い主の皆さんはまったく無視するじゃないですか。

僕だって、それが飼い主さんなりのマーキング戦士としての考え抜いた末の作戦であれば文句は言いません。でも、絶対そんなことないでしょ。だって、「いつもと同じコースをまわって早く帰ろう」ってよく言っているじゃないですか。僕ら、ちゃんと聞いとりますから。

でもね、そうやって僕ら犬の意見を真っ向から退けちゃうというのはどーなんでしょうか。飼い主さんラブの我々としては、言われたことに従うのはやぶさかではないんですけど、それでも毎回意見を却下されちゃうと、だんだんイライラも募ってくるもんですよ。

僕ら犬が相手なら、せいぜい部屋の隅っこでオシッコされちゃうくらいで済みますけど、これが”会社”にいる人たちだったらどうなりますか? 本人が一生懸命やったことに対して、「その内容じゃなくて、こっちの内容に決めたから」だなんて真っ向否定をしてしまったら、その人は気持ちがげんなりしちゃいますよ。こういうことが積み重なったら、飼い主さんに対して本気で考えた提案をしてこなくなるかもしれません。

こんな困ったことにならないためには、飼い主の皆さんは何をやったらエエのでしょうか。答えは手元の本(外資系コンサルの仕事を片づける技術)にありました。169ページを覗いてみるのです。

『より良い案にするためには、真っ向から相手の意見を否定するのではなく、相手の主張を最初に認めた上で、改善点を絞り込んで示す』
(外資系コンサルの仕事を片づける技術:169ページ)

自分の意見を押し通すだけじゃ、相手を納得させることはできないんですよ。僕ら犬だって、自分の考えと逆のことを毎回強いられてたら、ストレスが溜まって脱毛しちゃいますけど、これが”会社”の中のやりとりになれば、それこそ人間関係でウツとかになっちゃう人もいるんじゃないかなぁと思うんです。

散歩の話で言うなら、せめて、最初の数分くらいは僕の考えたマーキングコースを採用してもらえるなら、途中で「いつものコースに戻ろう」と言われても、それなりの達成感を感じることはできたんです。最初からマーキングコースを拒否されるのとは全然違うんですよ。

だから、”会社”の中でのやりとりも、「あなたの提案のこの部分はすごく良いからそのまま使って、でもこっちの部分は違うやり方にした方が良くなると思う」くらいの感じでやってみたらどーでしょう。

相手に譲歩しつつも自分の意見を盛り込む。そんなクレバーなやり方を飼い主の皆さんには身につけてほしいなぁと思う次第です。なんていうか、「散歩進んで二歩下がる」的な感じですかね。えっ、意味も違うし字も違う?

ならば・・・

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/368452819.html

posted by 吉澤準特 at 09:35 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年07月05日

【段取るスキル】散歩の時間は本能の赴くままでも、「仕事の所要時間は倍の時間を想定する」
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※本エントリーは「外資系コンサルの仕事を片づける技術」のサイドストーリーです

おっさんワンコの顔朝、僕ら犬は外を散歩することから一日が始まるんです。朝の散歩はワンコの社交場、無くてはならないイベントでして、もし連れて行ってもらえなかったら、多分翌朝までふてくされて過ごすことになっちゃうでしょうね。

そこんところは飼い主の皆さんもよく分かっているので、少しくらい天気が悪くても、散歩に連れ出してくれるんです。ホント、ありがたいと思っとりますよ。

でもね、飼い主の皆さんの思い通りに僕ら犬が散歩するかどうかは、また別の話です。散歩に行くからには、僕ら犬はベストを尽くしたいんですよ。オシッコタンクが空っぽになるまで頑張りたいし、ウンチタンクに残っているものもキレイさっぱり出したいんです。そこのところ、分かってない飼い主さんが多いんだよなぁ。

このあいだあった話なんですけどね、その日は飼い主さんが寝坊をしてしまって、いつもよりも起きる時間が遅かったんです。こりゃあ散歩の準備を急がないといけないね、とフガフガ意気込んでいた僕を尻目に、飼い主さんはいつも通りのノンビリモードなんですよ。

おっかしなぁと思って顔を見つめていたら、飼い主さんから、「今日は時間がないから5分で散歩するよ」と衝撃の発言が!ええ〜、そんなの聞いてないですよ。だっていつも10分以上かけてるじゃないですか。

それなのに飼い主さんは、「大丈夫だよね、おしっこだけならいつも5分で終わっているし」だなんて能天気なことを呟いております。あちゃー、飼い主さん、その見積りは甘すぎです。だって僕、今朝はウンチもしたいもん。

たしかにオシッコすることだけに専念するなら、5分で帰ってくることもできるでしょう。でもね、僕はウンチもしたいんです。そして、ウンチをするためには、 5分以上散歩を続けて、肉体的(おしりの状態)にも精神的(ウンチする気分)にもコンディションを高めてからでないと、ウンチをキレイに出し切ることができないんですよ。

飼い主さんは早く帰りたいでしょうけど、僕だっておしりにウンチの残りを抱えて一日を過ごすかどうかの瀬戸際なんで、こればかりは譲れません。

結局、その日の散歩は8分掛かってしまい、飼い主さんはギリギリ電車に間に合わず、遅刻してしまったそうなんです。そのせいで、帰ってから少し怒られちゃいました。

この話を聞いて、どう思います?

僕ら犬に言わせてもらえれば、「見積り甘すぎるんとちゃうんか」と小一時間問い詰めたいですね。だって、その日にオシッコしかしないなんて、僕は一言も吠えてません。飼い主さんが勝手にそう思い込んでいただけじゃないですか。あれ、もしかして飼い主さん、”会社”に行ってもおんなじミスしてませんか?

そういうのを防ぐのなら、手元にある本(外資系コンサルの仕事を片づける技術)でチェックするのがいいですよ。みなさん、137ページを開いて、右上に書いてあるメッセージを読んでみましょ。

『作業に専念できる環境を維持できないのであれば、度々起こる生産性の低下を踏まえ、仕事の所要時間は倍を見積もる癖をつける』
(外資系コンサルの仕事を片づける技術:137ページ)

僕が飼い主さんに言いたかったのが、まさにこの格言ですな。「専念できる環境を維持できない」と思われるなら、「仕事の所要時間は倍を見積もる」ことが必要だって、ちゃんと書いてあるじゃないですか。僕ら犬の気持ちがこの言葉に集約されちゃってますよ。

朝の散歩は、たしかに僕がオシッコだけで終わることができていたら、飼い主さんの予想通りになっていたと思うんですけど、でも僕はウンチもしたかったんです。これが現実なんですよ。こういうプラスアルファな仕事がちょっとくらい増えても、許容できちゃうぐらいの作業時間を見積もることができていたら、遅刻という失敗をせずに済んだのにね。

”会社”で飼い主の皆さんがやっている仕事も、おんなじことですよ。頑張れば4時間で終わるって思える仕事があったとしても、それを「4時間で終わらせます」なんて素直に見積もっちゃ、正直者が過ぎるってもんです。仕事をお願いする側が、「だったらもうひとつ、それと同じくらいのボリュームの仕事をお願いするよ」って言ってきたらどーするんですか?

4+4=8なんて計算は犬でもできます、失礼、犬にはちょっと難しいかもしれません。でも、”会社”にいる人たちならきっと計算できちゃいます。1日は8時間だから、丸一日あれば、飼い主さんが仕事を終わらせてくれると思うに違いありません。

でも、飼い主の皆さんだって、ずっとその仕事だけをやっている訳じゃないんでしょ?

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/367765250.html

posted by 吉澤準特 at 10:35 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年07月01日

【伝えるスキル】ドッグフードはてんこ盛りでも、「伝える内容は小分け&シンプルにする」
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おっさんワンコの顔

僕ら犬にとって、一番幸せな時間は、間違いなく飼い主のみなさんと一緒に遊んでいるときなんです。でもそれと同じくらい、ゴハンを食べるのも好きだったりします。なんたって三大欲求の一つだもんね、理性的なみなさんより本能の割合がちょこっと多いのが犬ですから、そこはまあ仕方ありませんな。

そんなわけで、お皿いっぱいにドッグフードを注がれると、なんかテンションあがって嬉しくなっちゃうんですけど、それを見て飼い主の皆さんも、「そんなゴハンが嬉しいか!ほれほれ、もっとあげちゃうよ〜」なんてしてくれるから、ドッグフードはお皿にてんこ盛りになることがあります。

でも、いざ食べ始めてみると途中でおなかが膨れてきまして、最後の方なんか、もはや本能だけで食べきっちゃうのです。だから、ゴハンをたくさん食べた後は、おなかがいっぱいで動けなくなっちゃうんだよね。

たださぁ、僕のような経験豊富なおっさん犬だから、なんとか頑張ってゴハンを食べきっちゃうけど、これが初々しい若い犬だったらどうなるのさ。飼い主から与えられたゴハンを残すわけにはいかないからって無理やり飲み込んで、後で消化不良で吐いちゃうことだってあるんですよ。

こういう話って、”会社”の中でも起きているんじゃないかな。相手が消化できるボリュームよりもたくさんの情報を与えすぎちゃって、相手の人が目を回しちゃうようなことが、さ。ねえ、思い当たるところがあったりするでしょ?

そこで役に立つのが手元にある本(外資系コンサルの仕事を片づける技術)ですよ。みなさん、101ページを開いて、右上に書いてあるメッセージを読んでみましょ。

『小学6年生が読んでもわかる書き方をめざし、小分け&シンプルになるように論理構造を組み立てる』
(外資系コンサルの仕事を片づける技術:101ページ)

この格言は、「小学6年生が読んでもわかる書き方をめざし」ってところが深いねぇ。僕としては、「犬が読んでも〜」って感じの方がいい気がするんだけど、”会社”で犬に向かって何かを言い聞かせている人なんていないと思うから、まあこの表現でもいいかなと思っとります。

やっぱり誰もが分かる言い方をするって大切なんです。僕ら犬は、自分が処理できるボリューム以上のものを与えられても、頑張って受け入れようって気持ちでいるんです。だって、飼い主のみなさんのことが好きですもん。

でも、”会社”にいる人たちって、飼い主さんのことを好きじゃない人もいるんでしょ?

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/367668998.html

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2013年06月28日

【聴くスキル】相手のしっぽ具合が分からないなら、「声をかけるタイミングに気をつける」
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おっさんワンコの顔

しっぽの無い動物ってほんとーに不便だよね。だって、相手の考えていることが分からりづらいんだもの。僕ら犬なら、基本的にしっぽをフリフリしているときは機嫌が良さそうだなーってすぐ分かるでしょ。この状態は「どんどん話しかけてほしい」って感じなんだ。だから、何をされたって、大抵のことは許しちゃうよ。

でも、飼い主の皆さんにはしっぽがついていないので、話しかけたら相手をしてくれるのか、それとも「あっち行っててっ!」て厄介払いされるのか、さっぱり分からないんだ。

きっと飼い主の皆さんが一堂に集まる”会社”というところでは、しっぽの無い同士がうじゃうじゃいて、相手の気持ちをお互い分からないもんだから、不用意に話しかけて断られることがたくさん起きているんだと思うね。

そこで、手元の本(外資系コンサルの仕事を片づける技術)から、僕が発見したこの格言が役に立つのです。とりあえず85ページを開いてみてくださいって。

『スケジュールを事前に確認して、声をかけるタイミングを把握しておく。もし突発的に声をかける際は、どの程度の緊急性と重要性を伴う話なのかを最初に伝える』
(外資系コンサルの仕事を片づける技術:85ページ)

マジですか。こんな面倒なことを飼い主の皆さんはやらなければいけないんですか。僕、犬でよかったぁ。話しかけるために、あらかじめ相手のスケジュールを確認しておかないとダメだなんて、その相手はそんなに偉い人なんですか?

えっ、そこそこ偉いし忙しいって?

そうかぁ、それなら仕方がないもんねぇ。僕ら犬は毎日散歩とゴハンと遊びだけだから、確認するほどのスケジュールが無くて想像できなかったんだ。この課長さんっていうのは、朝から晩までミーティングばっかりで自分のイスにあまり座っていないんだね。

それなら、最初から課長さんのスケジュールをチェックしておかないと。僕らだって、飼い主の皆さんが翌朝早くに何か予定が入っているのを知っていれば、いつもよりもっと早くに起こしに行っちゃう。早めに相手のスケジュールを知っておくと、相手のタイミングが良いときを見計らって話しかけることができるからね。まさしく、「スケジュールを事前に確認して、声をかけるタイミングを把握しておく」っていうわけさ。

でもね、やっぱり待っていられないこともあるもんだよ。僕ら犬の場合、オシッコタンクはけっこう容量があるんだけど、ウンチタンクはちょっとしか溜めることができない。だから、ウンチがお尻のタンクからあふれ出そうになってしまったら緊急事態だ。飼い主の皆さんだって、部屋をウンチまみれにされたくないよね?

こうなったら、できることは一つだけさ・・・

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/367610916.html

posted by 吉澤準特 at 08:14 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2013年06月27日

【聴くスキル】犬の話は聞かずとも、「相手の話は最後まで聞く」
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おっさんワンコの顔僕ら犬にとって、飼い主は数少ない話し相手の一人なんです。だから、ついつい自分の言いたいことをまくしたてるように「ワンワン」吠えてしまうんです。でも飼い主の皆さんにとっては、僕なんて毎日話す大勢の中の一人なんですよね。言いたいことがうまく言えるほど喋りも上手くないですし。そりゃあ、途中で話を遮りたくもなるでしょうよ。

これが僕ら犬に対してだけであれば、まあいいんじゃないかと思います。だって、話し合っているよりも、さっさと散歩に行って、ゴハンをもらった方が嬉しいもんね、僕ら犬だし。

でもさあ、人間相手に同じことやったらダメでしょ。だって、人間って「承認欲求」ってのがあるんでしょ?相手に話を聞いてもらって、「よかった、僕の話を聞いてもらえたよ〜」って感じるのが嬉しいんでしょ?

ちょっと手元の本を開いてみようよ。『外資系コンサルの仕事を片づける技術』の65ページ目にこんなことが書いてあるでしょ?

『相手の意見を遮って意見を述べない。しかし、間違った方向に議論が進んでいると思ったら、話の前提を確認し、必ず認識を合わせる』
(外資系コンサルの仕事を片づける技術:65ページ)

どーですか、ちゃんと書いてるでしょ。「相手の意見を遮って意見を述べない」ことって。相手の話は最後まで聞いてあげなきゃダメなんですよ。僕ら犬とは違うわけだし。

ただね、何でもかんでも相手の話を聞き続けなきゃいけないかと言えば、そうじゃないって書いてあるよね。「間違った方向に議論が進んでいると思ったら、話の前提を確認し、必ず認識を合わせる」んですよ。

これはね、僕ら犬も一緒だね。

外でオシッコしたくてたまらないのに、鼻の上にエサを載せられて「待て!」とか言われたことが、以前あったんです。おかしいなぁと思いつつもそのまま待っていたら、「良し!頑張ったね、さあゴハンだよ!」なんて言われたんですよ。

おいおい、ちょっと待て。僕ら、ゴハンが食べたくてクンクン鳴いていたわけじゃないんですって。散歩してオシッコしたかったんですよ。それなのに「待て」と言われて、挙句にゴハンだなんて、これじゃオシッコ漏れちゃいますよ!

いいんですか、部屋の中でオシッコしちゃいますよ?

(続きを読む)→http://gaishi-shigoto.seesaa.net/article/367587431.html

posted by 吉澤準特 at 09:19 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2012年10月09日

結論だけを示されても、人は納得できるものではない
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人と話をするときに気を付けることのうち、目的意識を相手と共有できるかどうかで、その後のコミュニケーションの難易度が大きく変わります。

目的意識を相手と共有できていない場合の例を挙げて考えてみましょう。

A先輩
「先日メールした資料作成の件だけど、もう対応終わった?」
Bさん
「はい、店舗の時間別来店客数を表にまとめておきました。こちらのプリントです。後でファイルも送ります。」
A先輩
「ありがとう、さっそく拝見・・・あれ、これってお客さんの性別と年代が入っていないよ。どうしてこんな形式にしたの?」
Bさん
「来店客数の情報が欲しいと伺ったので時間帯と客数の情報以外を削ったんですが。」
A先輩
「前回一緒に出た会議で性別・世代別分析をやるって課長に言われたろ?その資料を頼んでいたのに、気付かなかったの?」

A先輩が作業依頼の目的が、前回ミーティングの宿題のためであるとBさんはまったく意識していませんでした。もし知っていたら、必要な情報まで削ぎ落とすことはなかったでしょう。

先の例を見て、Bさんに「それくらい気付けよ」と思う人がいるかもしれません。ですが、逆の見方をすると、A先輩はBさんが自分の意図をちゃんと理解しているのか、確かめる努力を怠っていたともいえます。

自分の努力で防げるミスであれば、それは自分が原因のミスだと考えるのがビジネス・プロフェッショナルです。もし、依頼した資料の使用目的を最初に説明していたら、BさんはA先輩の希望通りに資料を作っていたことでしょう。

コミュニケーションミスを減らすコツは、お互いの共通認識を合わせることであり、中でも「最終的な目的」を相手と共有することが最重要になります。

伝えたいことを要素分解すると、前提(Premise)/仮定(Assumption)/結論(Conclusion)に分けることができます。これらの単位で論理構造を確かめるのがPAC思考であり、論理の飛躍を防いでくれるのに役立ちます。

当たり前の話ですが、結論だけを示されても、人は納得できるものではありません。上司から、「次の会議に向けてAさんとBさんに資料作成をお願いしたんだけど、Aさんの資料はレビューしなくていいから、Bさんの資料を細かくチェックしておいて」と指示されたら、どうしてだろうと不思議に思いますよね。

ですが、「Aさんの作った資料はミスがほとんどないけど、Bさんは間違いが多く、会議が資料の修正会で終わってしまうんだよ」と言われたら、最初の指示も理解できます。

示された【前提】と【結論】だけでは論理的に飛躍しており、上司のえこひいきにも思えてしまいます。しかし、その間を埋める理由付けとして、【仮定】に書かれた情報が示されると、結論の納得性が増します。

自分の伝えたいことをこの構造にあてはめたとき、論理的な飛躍を埋めるだけの説得力を持つ事実や推測を、【仮定】に持ってくることができれば、あなたの意見は多くの人に受け入れられることでしょう。

posted by 吉澤準特 at 02:22 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2012年10月01日

コンサルタントの聴く技術:相手の発言をいつまでも待てる忍耐力を持つ
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相手が意図していることを正確に漏れなく聞き取ることができれば、コミュニケーションで誤解が生じることがなくなり、仕事上のトラブルは大きく抑制できます。ですが、「正確に漏れなく聞き取る」ことができずに苦労している人はとても多いです。

たとえば、「相手が腹を割って話してくれない」ことで本音を聞き出すことができず、表面的な建前論ばかり集まってしまい、総論では賛成だが一つ一つの各論では異論が噴出して議論が堂々巡りになっている。そんな経験を私はいくつもしました。

職業柄、クライアントの内部に入り込んで課題を発掘することが多いのですが、会ったばかりの私に「実はこんな課題で困っていて・・・」とオープンに語ってくれる人はそれほど多くありません。なぜなら、“課題が多い=仕事ができない”と周囲からみなされてしまうことを恐れているからです。

これは私が内情を知る数十社での日常的な光景です。「自組織か、他組織か」という帰属意識を人は持っており、“周囲の目”を気にしています。組織の大小を問わずに散見される一般的な傾向だと認識しています。

腹を割って話してくれない理由は、ヒアリング相手とあなたの間の信頼関係が十分なレベルではないからです。自分の評価を貶めるかもしれないことに協力する人はいません。ですから、あなたが最初にすべき「聴く」ための努力は、相手との信頼関係を高めることであり、これがアクティブリスニングの基本姿勢になります。

ヒアリング相手から信頼を得るための基本は、相手の言い分を批判せず無条件ですべて受け入れる姿勢を持つことです。アクティブリスニングでは「承認」と呼ばれるテクニックであり、こちらからは意見を伝えずに相手が伝えたいと思っていることを存分に言わせます。これによって、あなたはヒアリング相手と同じ側に立っていると認識させて、悩みを共有してもらうことができるようになります。

伝えたいことを気兼ねなく言える関係を構築することは、「聴く」ための第一歩だと考えてください。これができることで、後述する様々なテクニックを有効に活用できるようになります。

自分がヒアリング相手の敵ではないと伝えることで相手の意見を聞き出しやすくなることは先に述べましたが、単純に相手の話を聞いているだけでは不十分です。積極的に、「あなたの言っていることを私は理解しています」と伝え、あなたがヒアリング相手寄りの姿勢で話を聞いていること分かりやすくアピールしましょう。

アクティブリスニングでは、“うなづき”、“繰り返し”、“言い換え”を会話に交えることで、ヒアリング相手と自分の距離感を縮めます。

たとえば、次のようなやりとりはアクティブリスニングの典型例です。

Aさん
「取り組みの遅れは正論ばかり重視するXさんのせいですよ。彼とは一緒に仕事をしたくないです。」

「そうでしたか、一緒に仕事をしたくないんですね。」
Aさん
「まあそうなんですけど、Xさんの正論を無視するという話ではなく、もう少し現場の立場も考えてくれ、ということなんです。」

「現場が受け入れられる現実案がほしいですね。」
Aさん
「そう、その通りです!だから・・・」

話の中で相手が強調したい点を見極めることは、実は難しくありません。最初のやりとりを見て下さい。Aさんの「Xさんとは仕事をしたくない」という主張に対して私がうなづきと繰り返しをしたところ、Aさんは「〜という話ではなく・・・」と論点の方向修正をしました。こまめに“繰り返し”を会話に挟むことで、相手の方から認識齟齬を修正してくれます。

相手の気になる発言には積極的に絡んでいきましょう。

ただし、アクティブリスニングの目的は相手から意見を引き出すことですが、くれぐれも自分の意思を前面に押し出してはいけません。次のやりとりを読んでみて下さい。


「報告書では、作業遅延の懸念がある、と書いてありますね。どれくらい可能性のある話なのかを教えてもらえませんか。」
Sさん
「うーん、可能性と言われても、どうなんだろうなぁ。」

「たしかに可能性と言われてもハッキリ判断できないですよね。」
Sさん
「いやまあ、可能性は大きくないという意見が多いんですが・・・」

「そうですか、可能性は大きくないのですね。」
Sさん
「あっ・・・」

「分かりました。それでは進捗は順調だと報告しておきますね。」
Sさん
「えっと・・・いや、大丈夫です、それでいいです。」

これは私の経験談です。実は全然順調ではなかったのにSさんが作業遅延のリスクを過少報告しており、遅れが表面化にした時にはチーム単体で挽回できるレベルではありませんでした。質問者の私が最初の問いかけでSさんの答えを決めつけてしまったことが事態の一因でした。

相手から意見を引き出すことと、自分の思い込みに当てはまる意見を引き出すことは異なるものです。特に、「自分はうまく仕事をやっている」と自負している人に限って、相手に自分の理解を押しつけがちです。結果として、アクティブリスニングの“繰り返し”や“言い換え”で微妙なニュアンスの差があったとしても、それを無視してヒアリング相手の意見をねじ曲げてしまうことがあります。

相手が言い淀んでしまっても、当人が次の言葉を続けるまではじっと我慢して、ありのままの発言を引き出すことを心がけて下さい。会議のように、あまり時間の猶予がない場では発言を待ち続けるよりも、「細かい資料を見ながらご意見を伺いたいので、後で個別に教えて下さい」と告げ、後日確認することを前提として、会議中の質問を切り上げてしまうのも一つの手です。

posted by 吉澤準特 at 23:09 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術

2012年09月27日

推測でものを語らずに事実だけを見つめろ、事実が足りなければ考察しろ
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部下
「課長、クライアントから連絡があって、明日の金曜までに見積書をメールに添付して提出してほしいとのことです。」
課長
「分かった。何時までに送ればいいのかな?」
部下
「来週に内部確認会を開くと言っていたので、実際は週明けに確認するのでしょう。日付が少し遅くなっても大丈夫だと思いますよ。」

一見すると何気ない会話ですが、この翌週、課長はクライアントからクレームを受けてしまいます。それはなぜでしょうか。

さきほどのやり取りには客観的な事実と主観的な推測が混ざっています。クライアントが「金曜までに見積書を送ってほしい」と言ったことは事実ですが、それを部下が「週明けに確認するのでしょう」と勝手に推測しています。しかし、実際には、クライアントの担当者は週末に出社して見積書の内容を整理しようと考えていたのです。

結果として、日曜に出社した担当者はメールボックスのどこを探しても見積書が見つからず、月曜朝に向けた取りまとめができなくなったため、その週の作業スケジュールが大きく遅延してしまいました。

前述のやりとりは、実際に私の隣のチームが不幸にも遭遇してしまった出来事です。外資系企業では”No Guess(ノーゲス)”という言葉を使って、「推測でものを語らずに事実だけを見つめろ」と戒められることがありますが、事実情報の不足が思い込みによる勘違いを助長し、コミュニケーション齟齬が引き起こされるのです。

私は、相手の発言に推測が含まれている場合には、「その情報に根拠はありますか」と速やかに尋ねることにしています。時間が経ってしまうと発言者も記憶が曖昧になってしまうため、確認するならこのタイミングがベストです。

判断するために必要な情報が不足しているなら、それを推測で補うのではなく、まずは情報元に事実を確認しましょう。

しかし、すべての事実を集めるまで判断できないというわけでもありません。たとえば、次の2つの発言を比べて下さい。

@
「最近寒い日が続くものの、天気予報によれば、今週末は気温が30度に達する見込み。昨年は同じ条件でアイスの品切れが頻発したため、今週末は多めに仕入れるべき。」

A
「最近は寒い日が続いており、アイスの売上も減ってきている。このまま寒さが本格化すればますます売上も鈍るだろうから、今週末の仕入れを減らすべき。」

片方は仕入れを減らし、もう片方は増やすことを助言していますが、説得力がまったく違います。@は天気予報や昨年の実績といった客観的情報に基づく推測から論理的に考察しており、採用するに足る十分な理由になります。しかし、Aは「寒さが本格化すれば」という主観的な感想に留まっており、このままでは理由が弱過ぎて採用できません。

論理を積み重ねた考察は事実と同等に扱うことが可能です。相手から聞いたことに対して、「何が言いたいのか?」、「その根拠は何か?」と自問し、根拠にあたる部分に事実、もしくは論理的な考察が含まれているかを確かめ、判断のインプットにしましょう。

なお、主観的な感想しか聞き出せなかったとしても、そこで諦めてはいけません。勘と経験で意見を述べてくる人の一部は、論理的な説明に慣れていないために感想のような発言に留まっている場合もあります。

私の場合、相手の主観的な感想にも、「なぜそう感じたのか?」、「そう感じるに至った理由は過去の経験によるものではないのか?」と問いかけ、相手の考えていることを要素分解をしていきます。その結果、相手も意識していなかった論理的な考察を得られることがしばしばあります。

posted by 吉澤準特 at 01:58 | Comment(0) | TrackBack(0) | プロフェッショナル仕事術





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