IT業界の裏話

日本は世界と比べてベンチャー気質やクリエイティビティを発揮する土壌が弱いと言われています。国民性がそうさせている部分はあると思いますが、そもそもクリエイティブな活動がどのようなマインドセットから生まれるか、学ぶ機会が与えられていないというのは大きいと感じています。

海外ではどのようなマインドセットが教育されているのか、それを「クリエイティブになる３１の方法」として図解しました。あなた自身や周囲の方がクリエイターになる／あり続けるために必要となる、実践的な心構えをメニューマトリクスで整理しています。

「クリエイティブになる３１の方法」の基本理念は、『考え続けて行動しないよりも、少しの考えだけですぐ実践してみる』ことです。IT業界でも「DevOps」「アジャイル」というコンセプトはこの理念が取り込まれています。

全体サマリーとそれぞれの方法を1枚ずつスライドにまとめた『クリエイティブになる３１の方法＜保存版＞』をアップロードしてあるので、必要に応じて参照ください。

この図解はアンナ・ヴィタル氏のマトリクスを意訳したものです。オリジナルソースはこちらを参照ください。

以下、サマリー1枚の図解と３１の方法の考え方を列挙します。

1. 熟練していないことをやる
   要領よくこなしている人は今に退屈している。
   新しいことをはじめよううまくいかないとしてもそれであなたは成長できる。
   アイザックアシモフは化学で博士号を取ったが、物理学にチャレンジしてフィクション作家で大成した。
2. 新しいことをバカにしない
   バカで非常識的だとはじめは思うかもしれません。クリエイティブなアイデアは最初にそう捉えられます。慣れましょう。バカにするようなアイデアこそクリエイティブの本質が秘められています。
3. 図解する
   もっともカンタンにクリエイティブを実現するなら、あなたのしていることを図解しましょう。対象を見えるようにすると、残りのやるべきことがわかります。あとはやり抜くだけ。
4. 疑う前にやり始める
   どんなにやる気になっても「これでいいのか？」どこかで疑念がつきまとう。でもグッドニュースもある。あなたはそれをすぐ始める機会があるんだ。だからすぐ始めよう。
5. 好きなことを２つ混ぜる
   好きなことを２つ思い浮かべよう。接点のなかった２つの好きをとりあえず混ぜてみる。それだけで何か気づきがある。P.P.A.Pもとりあえず混ぜたらできた。
6. 思いつきを大事にする
   思いつきはふわふわ浮かんでは消える。それをメモに書き留めたらどうなるだろう。最初はガラクタだと思って、でも後から、「いいかも」と気づくものが見つかる。思いつきは創造のタネ。
7. 深く潜る
   １つの考えから別の考えが導かれ、新たな気づきが次々に浮かんでくる。一見無関係に思えても、あとで紐づきに気づく。思索にはまとまった時間が必要。
8. シンプルに考える
   ワンセンテンスで表現しよう。それだけでいい。できないのであれば、対象の理解が足りていないと考えた方がいい。余計なものを削ぎ落すと本質がハッキリする。
9. アイデアを借りる
   じつはこの世の中に新しいアイデアなんて、もうほとんど存在しないんだ。そのかわり、新しい組み合わせならいくらでもある。すでにあるアイデアを借りてオリジナルの組み合わせを見つけよう。
10. どんどんつなげる
    脳神経はつながるほどあたまの働きが活発になり、たくさんのことを覚えられる。 物理的に脳神経をくっつけることはできないけど、モノゴトを紐づけて捉えると脳神経のつながりもどんどん増えていく。
11. 恐怖に向かい合う
    恐怖はあなたを助けない。怖がる理由があるのならそれに向き合おう。そのときの葛藤・感情をクリエイティブに結びつけ、前に進むエネルギーにしよう。
12. どん欲であれ
    スティーブジョブズは言った。どん欲さを持つ人に失うものはない。失うことを気にするな。クリエイティブになる以上により良い生き方があろうか。Stay Hungry.
13. 勇敢であれ
    クリエイティブなものは一部の人の気持ちをいつだって苛立たせる。真に新しいことは賛否を巻き起こすもの。批判を恐れるな立ち向かう勇気を持て。
14. 使えるものは使え
    何かを始めるとき、講義や本の勉強から入る。そんな必要はない。今の知識と環境でまずやる。ダメなものができあがったら、それを改善していけばよい 上達したらやろう、ではいつまでも始まらない。
15. 完璧よりも早くやること
    すぐやろう。完璧主義ではいつまでたっても始まらない。１００％は目指さない。８０％でなくてもいい。すぐやって４０％、そこから反復して６０％。スピードに価値がある。
16. 創造的に破壊する
    なにかを加えることだけが創造ではない。その逆もまた創造といえる。今のルールに従い続ける必要はない。あなたを縛る枠を取っ払おう。制約や規制を壊したら、そこから新しいことが始まる。
17. 間違えてよい
    アインシュタインだって大きな間違いを堂々と発表していた。 誰だって間違える。間違えることを恐れるな。あなたの行動を感謝している誰かが必ずいる。
18. 時間が過ぎても何も起きない
    よいタイミングが来るまで待っていようか？ いいや、そんなタイミングはいつまでたっても来ない。時間はコントロールできない。コントロールできるのはいつ始めるか、それだけだから今はじめよう。
19. ×なぜやるの？○なぜやらないの？
    やらないことが当たり前そうではなく、やることが当たり前。やるのに躊躇しているなら「やらない理由なんてある？」と自分に問いかけよう。気持ちを後押ししてくれる。
20. 一緒にやる
    「こんなことをやりたい」今、この時点で、同じことを考えている人がどこかにきっといる。今やろうとしていることをもう誰かが始めているかも。一緒にやれば時間も短縮、効果も倍増。仲間と一緒にやってみよう。
21. アイデアをぐっと伸ばす
    そのアイデア、ほかの方向に伸びない？ 考えてもみなかった方向へ歩み続けるのは大変だけど、新しい可能性に近づける。家電メーカーが家を作る時代、アイデアをストレッチしよう。
22. 誰かのためにやる
    あなたの作るものはだれかに使ってもらうため。 彼らのために図解しよう。
23. 使わなければ役に立たない
    どんなに知識を抱えていても使わなければ意味がない。実は役に立たないということもある。 どんどん試して、役に立たない知識を捨てていこう。
24. 遅いよりも早い方がいい
    「考える前に動け」 子どものころに習ったことと正反対ではあるけれど、考えてもクリエイティブは生まれない。 クリエイティブとは行動することだ。
25. 誰かのゴミはあなたの宝
    クリエイティブはささいなことから着想する。 他の人にとっては取るに足らないことでも、あなたの発想力を鍛えるよい材料になるだろう。
26. やる気をなくす前にやり切れ
    アイデアをあきらめる前になんでもいいからモノを作って公開しよう。 ゴッホの作品は彼の死後に評価されたが、作品がなければ評価されることはなかった。
27. ヒントは目の前にある
    クリエイティブのタネはまわりの人から見るとあたりまえのものに思える。 だけど、対象に近すぎるとそれが見えなくなる。 落ち着いて見回してみよう。ヒントはすでにある。
28. なんでもできると考えよう
    今できないことも将来はできるようになるかも。「できない」と自分の思考を止めてはダメ。 修造のように、「できる、できる、できる」と想うことで物事は好転する。
29. 試すのではなくすぐやる
    「やってみる、ではない」「やるのだ」「試しなどいらない」 マスターヨーダはそう言った。 まず行動してみよう。
30. やりつづけよ
    クリエイターにやめるという選択肢はない。 あなた以外の誰があなたのためにそれをやるか。クリエイティブを人に委ねるな。 Keep Going！
31. 最悪でも死なない
    周囲からの批判にさらされることもある。そこで屈してはいけない。 いくら批判されてもあなたが死ぬわけではない。 恐れることはない。クリエイティブであれ。

    

クリエイターの数が増えて豊かなアイデアがあふれるだけでなく、それを受け入れる土壌が周囲の人々にも培われることで、価値創造が適切に評価される社会に近づきます。このエントリーがその一助になれば幸いです。

IT業界ではシステム開発で用いるツールは膨大な数が存在します。中には同じような機能のツールも複数あり、何を遣えばよいのか迷子になってしまう人もいます。同じ苦労は海外でもあり、これに一石を投じる情報整理を試みた図解を紹介しましょう。

【Periodic Table of DevOps Tools】
（DevOpsツール周期表）

https://xebialabs.com/periodic-table-of-devops-tools/

この図解が素晴らしいのは、ITエンジニアが知りたいと思う情報を俯瞰的に体系整理している点です。

左の上から順に、

黄土「SCM」
橙色「DB管理」
翡翠「Build」
朱色「テスト」
灰色「リポジトリ管理」
青色「継続開発」
緑色「開発管理」
薄灰「構成管理・プロビジョニング」
濃紫「コンテナ管理」
濃紺「クラウド基盤」
紫色「リリース管理」
水色「コラボレーション」
薄黒「ビジネスインテリジェンス・監視」
黄緑「ログ管理」
青緑「セキュリティ」

となるようきれいに各ツールをパネル状に並べています。ツールにはライセンス規約が必ず定義されており、それを次の分類に沿ってパネルの右上に記載してあります。

Os：オープンソース
Fr：フリー
Fm：フリーミアム
Pd：有料
En：SWベンダー製品

この周期表の各パネルをクリックすると、詳細情報、ツールリンク先、関連情報が表示されるようになっており、ITエンジニアは必ず一読しておきたい図解になっています。

メニューの遷移先には、そのツールのアイコンと説明、ツールの公式サイトとWikipedia、関連ツールのアイコン群が表示されます。上記はGitHubのメニューですが、説明文には次のようなツールの要点が説明されています。

『GitHub is a web-based Git repository hosting service, which offers all of the distributed revision control and source code management (SCM) functionality of Git as well as adding its own features. Unlike Git, which is strictly a command-line tool, GitHub provides a web-based graphical interface and desktop as well as mobile integration.』

各DevOpsツールの詳細情報を最初から表示する形になっていたら、120個ものツールを網羅的に把握することは相当な労力を伴います。１つのツールだけで１スクロールするなら、120ツールで120スクロール。そんなに辛抱強く眺めてくれる人は多くありません。

しかし、情報の導線としてメニュー形式のグラフィカルな図が最初に表示されていると、相手はじぶんの知りたいツールを最初に特定でき、そこからドリルダウンで情報を掘り下げていくことができます。周期表を最初に見せることで、相手は自分のペースで情報にリーチしていくのです。

こうした「相手への配慮」が感じられる図解はある特徴を備えます。それは【１】論理的にわかりやすい内容、【２】感覚的に心地よい見た目という点です。

１つめは、図形のカタチ（フォーム）と配置（ポジション）で生み出される「要素のバランス」、２つめは、色の使い分け（カラー）によって醸し出される「コンテンツの強弱」がその効果を生み出しており、どちらも図解キューブを使ったルールを知っていれば実現できます。

6/23発売の以下書籍『図解作成の基本』で図解キューブを解説しているので、興味を持った方は参照いただけると嬉しいです。

最近、Twitter上で三段活用の大喜利をやっています。
あるテーマに沿って、

正面突破のアプローチを「ロジカル」
見方を変えたアプローチを「ラテラル」
そもそもの本質を見直すアプローチを「クリティカル」

として案を考えていく方法です。
これまでに次の三段活用を整理してみました。

【ログイン情報を面倒がらず入力させるアプローチは？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/991264381374640128

ロジカル：入力するよう指示する
ラテラル：入力すると楽しい変化が起こるようにする
クリティカル：他サイトのログイン情報を流用する

【勉強への前向きな姿勢や自信を別の言葉で言い換えると？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/986582471469756417

ロジカル：努力
ラテラル：好奇心
クリティカル：教養

【訪日観光客向け旅行ケースロッカーの利用を促進するには？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/986570016400203777

ロジカル：主要言語で貼り紙で説明
ラテラル：使い方を動画で流す
クリティカル：見本で使用例を実際に示す

【新元号発表が改元１か月前、IT改修をどう間に合わせる？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/997396606910525440

ロジカル：政府に前倒しを陳情
ラテラル：次のリプレースまで平成を使い続ける
クリティカル：政令で「Excelへエビデンス全貼付を禁止」させる

【B2C企業は就職活動の場をどのように捉えるか？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/991261526894956544

ロジカル：優秀な学生を獲得する場
ラテラル：活動を通して将来の顧客に対するアピールの場
クリティカル：ファンを生み出しSNSを通じて影響力拡大を目指す場

【相手の期待に応えるにはどうする？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/994572962832379909

ロジカル：過去の傾向から推測
ラテラル：目の動き等からマインドリーディング
クリティカル：要望を直接聞く（ノーゲス）

【定時退社を咎められた新入社員はどう回答すべき？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/993744908111433728

ロジカル：時間内に自分の仕事は終えていると説明
ラテラル：働き方改革に貢献していたとアピール
クリティカル：会社へ貢献できるよう業後に自己学習していたと説明

【ファンをキープするための方法は？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/991274850172915712

ロジカル：常にファンの興味を誘う
ラテラル：ファン同士を競わせる
クリティカル：目移りしないファンを集める

【コンサートでコールを間違えたとき、どうアクションする？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/987953225717317632

ロジカル：すみません、と謝る
ラテラル：練習しているフリをする
クリティカル：そのまま新しいコールを生み出す

【セールス訪問を断るには？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/986214279052324864

ロジカル：セールスお断りの札で訪問を断る
ラテラル：意味不明の札で相手から避けさせる
クリティカル：インターホンを外す
※どうしても用がある人だけ扉をたたく

【学生がシャツをだらしなく着ないようにするには？】
→https://twitter.com/juntoku_y/status/986062306059550721

ロジカル：風紀指導する
ラテラル：裾に名前欄をつけて自発的に隠させる
クリティカル：裾が出ても自然なポロシャツで統一する

このようにテーマを決めて制約に基づく発想を繰り返していると、
何か課題に直面したときに様々な観点で対策を考えつきやすくなります。

新人研修ワークショップやロジカルシンキングのトレーニングで実施すると
参加者同士でいろいろな気づきを得られますよ。

プラシーボ効果という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

薬理作用のないものを投与する際、十分な効用があることを相手に信じ込ませた上で行うと、薬理効果が発揮されるというものです。普段はあまり意識しませんが、システム開発に携わっているとこのプラシーボ効果を思い出すことがあります。

それは、プロジェクトが佳境を迎えたときのこと。この時期は精神的にも肉体的にも参っている人が続出する頃で、9時-5時（翌朝）の20時間勤務をする人も散見されます。このような時期、プロジェクトルームに必ずあるのが「栄養ドリンク」。メンバーの机の上に置いてあることもあれば、冷蔵庫にケースごと突っ込まれていたりと、もはや日常必需品としての地位を確立しており、水の代わりに飲む者もいるくらい、この時期は栄養ドリンクに依存した生活が送られています。

栄養ドリンクに詳しい人はご存知だと思いますが、一口に栄養ドリンクと言っても、下は数百円から上は数千円を越えるものまで、多種多様なラインナップがあり、ユンケルなどは32種類も揃っているので、それぞれの違いを理解できないくらいです。

そこで多くの人は、一つの指標を使って栄養ドリンクの効能を評価しているのが現状です。その指標とは何か？

言うまでも無く、金額です。

確かに製薬会社のホームページにはそれぞれの効用や使い分け方が説明されているのですが、いざ栄養ドリンクを買おうというとき、そんな情報を確認する人は稀でしょう。ほとんどの人は、ぶらっと薬局やコンビニに出向き、その場で判断して購入に至っていると思います。（推測ベースで恐縮です）

しかも、栄養ドリンクを必要としているときというのは、大抵、頭の活動が鈍っているときですから、あまり複雑な判断はしたくありません。そこで端的な比較手段として使われるのが金額です。

栄養ドリンクは2000億円以上の市場がありますから、商品の数も非常に多く、ある効能を持つ栄養ドリンクを求めると、店員から複数紹介されます。

ですが、例えばレジ前で5種類提示されたとして、その効用をいちいち確認するというのはとても時間がかかります。後ろに並んでいるお客さんも気になるし、とりあえず即断するために商品の金額で決めよう、という人は多いです。そこで、高価なドリンクほど効能に優れているはずだ、という思い込みのもとで、財布と相談しながら購入を決断する訳です。

実際に、薬局でしばらく観察してみると、栄養ドリンクを求めるお客さんの多くは、同じ効能の栄養ドリンクを金額だけで判断していました。なかには、一番高いヤツをくれ、というストレートなお客さんも。
（ユンケルスターが4000円/50mlで最も高価です）
https://www.yunker.jp/lineup/p16/

さて、話を戻しますが、佳境を迎えるプロジェクトルームでは栄養ドリンクの差し入れがあります。このとき、栄養ドリンクの種類によって、メンバーのモチベーションにも違いが生まれるんですね。

例えば、最初は「ユンケル黄帝液」が差し入れられたとしましょう。2回目の差し入れで、今度は「ユンケルスーパー黄帝液」が差し入れられたとき、あなたならどのように感じるでしょうか。

「スーパー」という肩書きが追加されているのですから、さぞ1回目のノーマルな黄帝液より効果があるのだろうし、金額も高いに違いないと思いますよね。このプロジェクトのメンバーも同じように思い、1回目の差し入れのときよりも元気が出た気がすると述べていました。

しかし、実は、黄帝液もスーパー黄帝液も値段は同じなんです。効能もあまり変わりません。ですから、このときメンバーが感じていた効果は、プラシーボだったというわけです。もし栄養ドリンクを差し入れる機会があれば、今回と同じように2回に分けて試してみて下さい。きっと面白い反応を見ることができますよ。

ちなみにユンケルは40種類近いバリエーションを誇ります。以前TBSの番組で特集されたときには、以下の35種類が紹介されていました。

・ユンケル黄帝液 30mL（840円）
・ユンケル黄帝 L 30mL（840円）
・ユンケル黄帝-L 30mL（840円）
・ユンケル黄帝液40 40mL（1,020円）
・ユンケル黄帝D 50mL（1,575円）
・ユンケル黄帝液DCF 30mL（1,020円）
・ユンケル黄帝 L40 DCF 40mL（1,050円）
・ユンケル黄帝ゴールド 30mL（1,224円）
・ユンケル黄帝ロイヤル 50mL（2,039円）
・ユンケル黄帝ロイヤル2 50mL（2,100円）
・ユンケルロイヤル黄帝 50mL（2,100円）
・ユンケルスーパー黄帝液II 30mL（840円）
・スパークユンケル 50mL（286円）
・ヒューゴユンケル 50mL（387円）
・ユンケル1・6・12液 60mL（609円）
・ユンケルD 50mL（1,530円）
・ファンテユンケル 100mL（189円）
・ファンテユンケルゴールド 100mL（263円）
・ファンテユンケル3Bドリンク 100mL（158円）
・ファンテユンケルロイヤル 100mL（420円）
・ユンケルファンティ 50mL（3,150円）
・ユンケルファンティー 50mL（3,059円）
・ユンケルグランド 50mL（2,549円）
・ユンケルジュニア 50mL（307円）
・ユンケルローヤルA 100ml（315円）
・ユンケルローヤル・C2 30ml（510円）
・ユンケルローヤルD2 50ml（1,001円）
・ユンケルローヤルF 50ml（1,500円）
・ユンケルローヤルゴールド 50ml（800円）
・ユンケルローヤルV 30ml（630円）
・ユンケルローヤル100 100ml（200円）
・ユンケルローヤルチャージ 100mL（367円）
・ユンケルローヤルS 100mL（262円）
・ユンケル滋養液ゴールド 50ml（800円）
・ユンケルスター 50mL（4,078円）
【全35種類】

（転載：http://www.bh-sato.co.jp/campaign/biken/）

あなたにそのつもりがなくても、相手の誤解や認識不足を招いてしまいかねない言葉は用いません。難しい表現、あいまいで抽象的な表現はできるだけ避けます。文法が正しくとも、言葉と言葉のつながりがわかりにくくなるほど長い文章は、適度なボリュームに切り分けることも必要です。相手の理解を短時間で得るには、文書の全体像を端的に伝えることが大切です。

このエントリーでは「文章の書き方」として、18個の「文章をわかりやすくするルール」を解説します。１つのファイルにまとめたものはSlideshare上で公開しています。

https://www.slideshare.net/juntoku_yoshizawa/ss-79083172

1.環境依存文字を使わない

ＰＣ上では気づきにくいのですが、インターネットに目を向けてみると、あなたがPCに入力できる文字の一部は「使ってはいけない文字」として扱われています。そうした文字が使われていると、他の人はあなたの作成した文書が文字化けしているように見えてしまいます。

2.全角と半角の 表記ゆれがない

基本的にすべて全角文字で表します。日本語は漢字もひらがなも全角文字しか存在しないのですから、すべて全角文字に統一した方が見栄えよく、読みやすくなります。ただし、数字（０〜９）は半角文字で表現してください。

3.送りがなにルールを設ける

送りがなは７つの通則と、【1】本則ルール／【2】例外ルール／【3】許容ルールに区分され、基本的には【1】と【2】を使います。【3】許容ルールは、どうしてもスペース内で収めたい場合にのみ使います。

4.カタカナ語句の音引きを省かない

一般的には内閣告示に従い、音引きは省略しませんが、工業系・通信ＩＴ系分野ではＪＩＳ規格に従い、特定条件でカタカナ語句の音引きを省略します。可読性、検索性を高めるため、一般的な日本語文章では「カタカナ語句の音引きは省かない」ことをルールとします。

5.カッコを使い分ける

学校教育では会話を表す記号として学びますが、実際には引用を表したり、文中で強調したい範囲をくくるのに用いることも多いです。

6.区分記号を使い分ける

要素の関係性を示す記号は複数あるため、用いるルールを決めなければ、統一性のない文書になってしまいます。特に、列挙記号は多数あるため、使う種類をできるだけ絞り込みます。

7.強調記号を使い分ける

文章中で他の語句よりも目立たせたい要素があるなら、強調記号を用いて読み手の注意を促します。

8.一般的な表現を使う

カタカナ語句の多用は、あなたの表現力の弱さを読み手に感じさせ、文章の質を損ないます。外資系企業でも、対外的に提出する文書では乱用しません。「〜性」「〜的」「〜化」の熟語を避け、形式名詞／副詞／接続詞／補助用言／複合動詞を漢字にひらくことも有効です。

9.明確な表現を使う

誰かに聞いた話（伝聞）、あなたが想像した話（推量）は事実とは言えません。ビジネス文書では、事実ではない情報を極力排除します。あなたの意見が求められる場合は推測にもとづく内容も伝えます。

10.文体を統一する

何かを相手に依頼したり、自分側の落ち度を謝るときには、本文を敬体にします。敬体は柔和な印象を漂わせ、指示や依頼が持つプレッシャーを和らげる効果があります。社外向け文書についても同様で、敬体を用います。本文以外の文面、具体的には図表内の文言や見出しは常体で統一します。

11.トートロジーを削る

トートロジー（Tautology）とは、文章の知的レベルを損ない、文書の内容自体に疑いを持たせかねない、誤った重複表現です。見つけたらすぐに書き改めます。

12.「〜を行う」を多用しない

１つの文で許容する「行う」は２語までとし、それを超えるものは動詞１語で書き表すことにします。さらに、「可能だ」→「できる」と書き改め、「必要だ」→「すべきだ」と改め、文を読みやすくします。

13.受け身を多用しない

受け身表現で文章を書くと、主語にすべき言葉がぼかされ、主体者不在のような印象を読み手に与えます。受け身が多く使われている文書を読むと、「他人事のように書いている」と思わせてしまうリスクがあります。自分が代表して意見を述べる場面では、受け身を用いず、主体性を示します。

14.長くない一文で表す

文章が長ければ、内容を理解するのに時間が掛かります。ビジネスの現場では短時間で効率的に内容を理解することが求められます。100字を超える文章は、接続詞や助詞の位置で短く分けましょう。

15.接続詞と指示語を多用しない

長文を避けて短文を多用しても、接続詞と指示語が増えると読みづらくなります。文のつなぎ目では接続詞をできるだけ使いません。指示語はできるだけ具体的な内容に置き換えます。

16.前提を明示する

意見を述べるときに、理解に必要な最低限の情報を事前に提示しておかないと、相手の理解と納得を得ることはできません。結論を述べる前に、その前提が網羅されていることを確認しましょう。

17.主語を明示する

主語をはっきりと示し、勘違いの余地を排除するのがビジネス文書作成の基本です。ただし、読みやすさを重視し、「書き手自身（私）の行為や動作にあたる文に限って主語を省略する」ことを推奨します。主語と述語にねじれが生じないよう、述語と紐付く主語を常に確認しましょう。

18.主語と述語を近づける

ビジネス文書の日本語文章は、「主語→目的語→述語」の順に並べると読みやすくなります。その順番を守りつつ、間に挟まれる目的語がシンプルになるよう、修飾表現や条件文などは、文頭に括ります。

以上の内容は、文章をわかりやすくする18個の基本的なルールです。わかりやすい文章を書く人はおおよそこれらのルールを押さえています。今までにやっていなかったルールがあれば、明日から実践してみることをおすすめします。メールひとつを書くにしても、わかりやすく文章を書けるようになります。

もっと詳しく、体系的に整理した文章術を知りたい方は、『外資系コンサルのビジネス文書作成術』（東洋経済新報社）を参照ください。ここで取りあげた内容を中心にして、一冊の本にまとめています。手元に置いてすぐに確認できるようにしたい方にお勧めです。

謝罪報告書とは「やってはいけないミスをやってしまったときに提出する」大人の反省文です。できれば一生無縁でありたいものですが、バグとオペレーションミスに溢れるIT業界では避けては通れない文書です。

謝罪には「真摯な態度」が求められます。謝罪内容が不十分だと相手とのネガティブな関係を後々まで引きずります。しかし誠実さが正しく伝われば、おとがめは小範囲で済むものです。

これはIT業界に限った話ではありません。

《やってしまった過ちの例》
→ 謝罪報告の内容
⇒ 謝罪した結果

・《コマンドを誤って実行し、顧客データ10万件を削除してしまった》
→ 発覚直後からデータ回復するまで作業経過を1時間毎かつ克明に報告
⇒ リカバリー手順・体制の良さを評価された

・《240個のケーキを発注するはずが2400個発注してしまった》
→ 関係者全員へ発注ミスを周知し、半額で提供することを告知
⇒ 告知を見た常連顧客の協力により、大量の廃棄処分を免れることができた

・《地球方面軍司令を戦死させた》
→ 「坊やだからさ」という気持ちを押し隠し、上司へ誠心誠意の謝罪
⇒ 軍籍剥奪を免れ、地球への左遷で済んだ

やってしまったことは取り消せません。重要なのは「これからの状況」をどのように改善するか、ということです。真摯な対応を伴う謝罪は、これまでに築き上げた信用をテコにして、「これからの状況」を建設的に相談することを可能にします。

その際に重要になるのは次の4点です

「ミス発生時は速やかに報告」
「何が起きたのか、事象と経緯を説明」
「原因・再発防止策はルートコーズ分析で整理する」
「謝罪報告書は文書冒頭で謝る」

謝罪報告書の内容がどんなに優れていても、ミス発生時の初動対応が悪ければ、相手の心証を悪くします。

素早く報告しても、要領を得ない内容では相手の怒りは収まりません。報告の分からなさに対する不満で、むしろ相手の怒りは激しく燃え上がります。こうした事象を招かぬため、まずは相手に冷静な判断をしてもらいましょう。そのために必要なのは、「事象」と「経緯」の説明です。事象とはミスそのものであり、経緯とはミス発生の前後における状況の説明です。

経緯の説明をわかりやすくするテクニックとして、5W1H（When/Where/Who/Why/How）（いつ／どこで／誰が／何を／どうして／どうやった）で示す方法が知られていますが、謝罪報告書の事象と経緯に「Why」を含めてはいけません。ここで「ミスを犯した理由」を書いてしまうと、相手には言い訳がましく聞こえます。それが正当な弁明であっても、理性を欠いた相手には火に油を注ぐようなものです。

また、ミスを引き起こした直接原因とは別に、その原因を招くに至った真因というものが存在します。表面上の「原因」、その裏に潜む「真因」、真因に対する「再発防止策」を整理し、二度と同じ過ちを繰り返さないための強い反省を相手に示します。

謝罪報告書のコアコンテンツは「事象・経緯」と「原因・再発防止策」ですが、これだけではぶっきらぼうな印象を謝罪相手に与えます。一番最初に述べた通り、「真摯な態度」は謝罪の成功率を高める最大のポイントです。謝罪報告書の冒頭には真摯な態度を文章で示しましょう。

事例を含めた説明を＠IT「ビジネス文書作成術」に掲載していますので、詳しく知りたい方はそちらをご覧ください。